KSeF obowiązkowy od 2026: terminy, kto musi, jak się przygotować

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym od lat. Obowiązkowe e-fakturowanie ma zrewolucjonizować sposób wystawiania i obiegu dokumentów finansowych, przynosząc zarówno nowe możliwości, jak i wyzwania. W tym artykule wyjaśnimy, od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, kogo dokładnie dotyczy ten wymóg i co przedsiębiorcy muszą zrobić, aby się do niego przygotować.

Rewolucja w fakturowaniu: ostateczne terminy i co musisz wiedzieć

Koniec z papierem i PDF-ami: czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, którą administruje Ministerstwo Finansów. Jest to centralne narzędzie przeznaczone do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w ściśle określonym formacie. W praktyce oznacza to odejście od dotychczasowych faktur papierowych oraz elektronicznych w formatach takich jak PDF na rzecz faktury ustrukturyzowanej.

to dokument w formacie XML, który musi być zgodny ze schemą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Taki ustandaryzowany format ma kluczowe znaczenie dla automatyzacji procesów księgowych i wymiany danych między systemami firmowymi a systemem państwowym.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? Szczegółowy harmonogram wdrożenia

Po kilku przesunięciach, Ministerstwo Finansów opublikowało w Dzienniku Ustaw ostateczne terminy, od których korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe. Harmonogram wygląda następująco:

• Od 1 lutego 2026 r. obowiązek stosowania KSeF dotknie największych przedsiębiorców. Chodzi tu o firmy, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w roku 2024 kwotę 200 milionów złotych.
• Od 1 kwietnia 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Obejmie to zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych korzystających ze zwolnienia.

Dodatkowo, od 1 stycznia 2027 r. planowane są ułatwienia dla najmniejszych firm, których sprzedaż nie przekracza określonego progu miesięcznego (np. 10 tys. zł). Przedsiębiorcy z tej grupy będą mogli wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku.

Kogo dokładnie obejmie obowiązek e-fakturowania?

Kto musi stosować KSeF? Czynni i zwolnieni podatnicy VAT

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy szerokiego grona podmiotów gospodarczych. W praktyce oznacza to, że do systemu muszą się dostosować: czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT (często określani jako "nievatowcy"), a także podatnicy, którzy korzystają ze szczególnej procedury unijnej OSS i posiadają polski numer NIP. Kluczowe jest to, że obowiązek ten dotyczy transakcji między przedsiębiorcami, czyli w modelu B2B. Obejmuje to również jednoosobowe działalności gospodarcze, niezależnie od tego, czy są czynnymi podatnikami VAT, czy korzystają ze zwolnienia.

Faktury dla klientów indywidualnych (B2C): czy trafią do systemu?

Faktury wystawiane dla klientów indywidualnych, czyli w transakcjach B2C, nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie będą musieli przesyłać ich do systemu. Niemniej jednak, ustawodawca przewidział możliwość dobrowolnego wystawiania faktur B2C za pośrednictwem KSeF, jeśli przedsiębiorca uzna to za korzystne.

Jak w praktyce działa Krajowy System e-Faktur?

Od wystawienia do odbioru: nowa ścieżka życia faktury w KSeF

Proces wystawiania i obiegu faktury w KSeF będzie wyglądał następująco:

1. Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie księgowym, a następnie przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. System KSeF po otrzymaniu faktury nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny.
3. W momencie nadania numeru identyfikacyjnego, faktura jest automatycznie uznawana za dostarczoną do odbiorcy.
4. Odbiorca faktury ma dostęp do niej poprzez swój system lub dedykowaną aplikację KSeF.

Numer identyfikacyjny KSeF i archiwizacja faktur

Unikalny numer identyfikacyjny nadawany przez KSeF jest kluczowym elementem potwierdzającym fakt dostarczenia faktury do kontrahenta. Jest to swoisty dowód jej obecności w systemie. Dzięki temu rozwiązaniu, przedsiębiorcy nie będą musieli martwić się o fizyczne doręczanie faktur czy potwierdzanie ich odbioru w tradycyjny sposób.

Co więcej, Krajowy System e-Faktur przejmie na siebie obowiązek archiwizacji wszystkich faktur przez okres 10 lat. To znaczące odciążenie dla firm, które do tej pory musiały samodzielnie dbać o przechowywanie dokumentacji księgowej przez wymagany prawem czas. System KSeF będzie również miejscem, gdzie będą zarządzane wszelkie korekty i duplikaty faktur, co usprawni obieg dokumentów i zmniejszy ryzyko błędów.

Przygotuj firmę na KSeF: kluczowe kroki i narzędzia

Dostosowanie oprogramowania i nadawanie uprawnień

Wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców podjęcia konkretnych kroków przygotowawczych. Najważniejszym z nich jest dostosowanie używanego oprogramowania finansowo-księgowego do integracji z systemem KSeF. Może to oznaczać konieczność aktualizacji istniejącego systemu lub wdrożenie nowego rozwiązania. Równie istotne jest prawidłowe nadanie uprawnień do systemu KSeF. Dotyczy to zarówno pracowników firmy, jak i zewnętrznych podmiotów, takich jak biura rachunkowe. Uprawnienia nadaje się poprzez złożenie w urzędzie skarbowym stosownego formularza ZAW-FA. Dostęp do systemu KSeF możliwy jest za pomocą kilku metod uwierzytelnienia: Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub wygenerowanego tokena autoryzacyjnego.

• Analiza i wybór oprogramowania: Upewnij się, że Twoje obecne oprogramowanie jest kompatybilne z KSeF, lub rozważ wdrożenie nowego.
• Integracja z systemem: Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w celu przeprowadzenia niezbędnych aktualizacji i integracji.
• Zarządzanie uprawnieniami: Zidentyfikuj osoby, które będą korzystać z KSeF i nadaj im odpowiednie uprawnienia poprzez formularz ZAW-FA.
• Wybór metody uwierzytelnienia: Zdecyduj, która z dostępnych metod autoryzacji będzie najwygodniejsza dla Twojej firmy.

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów stara się ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowy system, udostępniając bezpłatne narzędzia. Należą do nich Aplikacja Podatnika KSeF, która pozwala na wystawianie i odbieranie faktur w systemie, a także aplikacja mobilna, która umożliwia dostęp do podstawowych funkcjonalności KSeF z poziomu smartfona. Narzędzia te mogą być pomocne, zwłaszcza na początkowym etapie wdrażania zmian.

KSeF: korzyści i wyzwania dla Twojego biznesu

Pozytywy: szybszy zwrot VAT i bezpieczeństwo obrotu

• Automatyzacja procesów: Ujednolicony format XML faktur ustrukturyzowanych znacząco ułatwia automatyczne przetwarzanie danych w systemach księgowych, redukując potrzebę ręcznego wprowadzania informacji.
• Skrócony termin zwrotu VAT: Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT. Podstawowy termin jego realizacji zostanie skrócony z 60 do 40 dni.
• Większe bezpieczeństwo obrotu: Centralny system eliminuje ryzyko zagubienia faktury, które jest częstym problemem w obiegu tradycyjnym.
• Uproszczona archiwizacja: Obowiązek długoterminowego przechowywania faktur zostaje zdjęty z przedsiębiorcy i przeniesiony na Ministerstwo Finansów, co stanowi znaczące odciążenie administracyjne.

Potencjalne wyzwania i wpływ na współpracę z biurem rachunkowym

Wdrożenie KSeF, jak każda duża zmiana technologiczna, wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Przede wszystkim, konieczność dostosowania oprogramowania księgowego może generować dodatkowe koszty dla firm. Ponadto, pracownicy będą musieli nauczyć się obsługi nowego systemu i dostosować swoje dotychczasowe przyzwyczajenia pracy z fakturami. Ważne jest również, aby firmy były świadome, jak KSeF wpłynie na współpracę z biurem rachunkowym.

Biura rachunkowe będą odgrywać kluczową rolę w procesie obsługi KSeF dla wielu przedsiębiorców. Konieczne będzie nadanie im odpowiednich uprawnień do systemu, aby mogły one wystawiać faktury w imieniu swoich klientów, odbierać je i przetwarzać. Wymaga to ścisłej współpracy i dobrej komunikacji między firmą a jej biurem rachunkowym, aby zapewnić płynność procesów księgowych po wprowadzeniu obowiązkowego e-fakturowania.