Jak obliczyć podatek z faktury? Prosty przewodnik 2026

Wystawianie faktur to codzienność wielu przedsiębiorców, ale równie ważna jest umiejętność prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego od uzyskanych w ten sposób przychodów. Zrozumienie, jak obliczyć należny podatek, jest kluczowe dla uniknięcia błędów i potencjalnych kar. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces obliczeń dla najpopularniejszych form opodatkowania, wyjaśniając, czym różni się przychód od dochodu i jak koszty oraz składki ZUS wpływają na Twoje zobowiązania podatkowe.

Zanim zagłębimy się w konkretne metody obliczeń, musimy jasno zdefiniować podstawowe pojęcia, które stanowią fundament każdego rozliczenia podatkowego. Prawidłowe zrozumienie różnicy między przychodem a dochodem jest absolutnie kluczowe, ponieważ od tego zależy, jaką kwotę faktycznie opodatkowujesz. Bez tej wiedzy łatwo o błędy, które mogą mieć poważne konsekwencje finansowe.

Przychód w kontekście faktury przychodowej to po prostu łączna wartość netto wszystkich wystawionych przez Ciebie faktur w danym okresie rozliczeniowym. Jest to kwota, którą Twój klient zobowiązał się zapłacić za dostarczone towary lub usługi. To od tej kwoty rozpoczynają się wszelkie dalsze obliczenia, ale pamiętaj, że zazwyczaj nie jest to kwota, od której bezpośrednio płacisz podatek chyba że korzystasz z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Koszty uzyskania przychodu (KUP) to wszelkie udokumentowane wydatki, które poniosłeś w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a które miały na celu osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu. Mogą to być koszty zakupu materiałów, wynajmu biura, usług marketingowych, a nawet amortyzacja środków trwałych. Legalne obniżenie podstawy opodatkowania poprzez KUP jest jednym z fundamentalnych praw przedsiębiorcy i pozwala na zmniejszenie należnego podatku.

Dochód do opodatkowania to kluczowa kwota, od której obliczamy podatek, gdy korzystamy ze skali podatkowej lub podatku liniowego. Jest to prosta różnica między przychodem a kosztami uzyskania przychodu: Dochód = Przychód - Koszty uzyskania przychodu (KUP). To właśnie od tej kwoty, po uwzględnieniu ewentualnych odliczeń i ulg, naliczany jest podatek dochodowy.

Sposób obliczania podatku dochodowego jest ściśle powiązany z wybraną przez Ciebie formą opodatkowania. Każda z nich ma swoje specyficzne stawki, zasady naliczania i potencjalne ulgi, co może diametralnie wpłynąć na wysokość Twojego zobowiązania podatkowego. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla optymalizacji podatkowej Twojej firmy.

, znana również jako zasady ogólne, to najpopularniejsza forma opodatkowania. W 2026 roku obowiązują w niej dwie stawki: 12% od dochodu, który nie przekracza 120 000 zł, oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Oznacza to, że im wyższy dochód, tym wyższa stawka podatku. Warto pamiętać, że istnieje również kwota wolna od podatku, która w 2026 roku wynosi 30 000 zł. Podatek w pierwszym progu (12%) jest naliczany od nadwyżki ponad tę kwotę.

Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy na skali podatkowej wymaga uwzględnienia kilku czynników. Wzór na zaliczkę wygląda następująco:

1. Zsumuj narastająco od początku roku wszystkie swoje przychody.
2. Zsumuj narastająco od początku roku wszystkie poniesione koszty uzyskania przychodu (KUP).
3. Oblicz dochód: Dochód = Suma przychodów - Suma KUP.
4. Od dochodu odejmij sumę zapłaconych w danym roku składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), pod warunkiem że nie zostały one zaliczone do KUP.
5. Od otrzymanej kwoty odejmij kwotę wolną od podatku (30 000 zł w 2026 roku), jeśli Twój dochód jest wyższy.
6. Pomnóż wynik przez właściwą stawkę podatku (12% lub 32%).
7. Od uzyskanego podatku odejmij sumę zaliczek na podatek zapłaconych w poprzednich miesiącach.
8. Wynik to kwota zaliczki na podatek do zapłaty do 20. dnia następnego miesiąca.

Kwota wolna od podatku, która w 2026 roku wynosi 30 000 zł, ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców rozliczających się na skali podatkowej. Oznacza ona, że jeśli Twój roczny dochód nie przekroczy tej kwoty, nie zapłacisz podatku dochodowego. Dopiero nadwyżka ponad 30 000 zł jest opodatkowana stawką 12%. Jest to znaczące odciążenie dla osób rozpoczynających działalność lub osiągających niższe dochody.

Podatek liniowy to alternatywna forma opodatkowania dla przedsiębiorców, którzy osiągają wysokie dochody. Charakteryzuje się stałą stawką podatku w wysokości 19%, niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu. Jest to często korzystne rozwiązanie dla osób, których dochody przekraczają próg 120 000 zł na skali podatkowej, a także dla tych, którzy nie chcą być ograniczeni progami podatkowymi. Należy jednak pamiętać, że przy podatku liniowym nie można korzystać z wielu ulg podatkowych dostępnych na skali, a także z kwoty wolnej od podatku.

Obliczenie zaliczki na podatek liniowy jest prostsze niż na skali, ale nadal wymaga uwzględnienia kosztów i składek. Oto jak to zrobić:

1. Zsumuj narastająco od początku roku wszystkie swoje przychody.
2. Zsumuj narastająco od początku roku wszystkie poniesione koszty uzyskania przychodu (KUP).
3. Oblicz dochód: Dochód = Suma przychodów - Suma KUP.
4. Od dochodu odejmij sumę zapłaconych w danym roku składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), pod warunkiem że nie zostały one zaliczone do KUP.
5. Od otrzymanej kwoty odejmij kwotę zapłaconej składki zdrowotnej, ale tylko do rocznego limitu odliczenia.
6. Pomnóż wynik przez stawkę podatku liniowego, czyli 19%.
7. Od uzyskanego podatku odejmij sumę zaliczek na podatek zapłaconych w poprzednich miesiącach.
8. Wynik to kwota zaliczki na podatek do zapłaty do 20. dnia następnego miesiąca.

to forma opodatkowania, która znacząco różni się od skali i podatku liniowego. W tym przypadku podatek płacisz od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że koszty uzyskania przychodu nie są uwzględniane przy obliczaniu podatku. Jest to rozwiązanie, które może być bardzo korzystne dla działalności o niskich kosztach, takich jak usługi programistyczne czy doradcze, gdzie różnica między przychodem a kosztem jest niewielka.

Ustalenie prawidłowej stawki ryczałtu jest kluczowe i zależy od rodzaju wykonywanej działalności, określanego przez kod PKD. Stawki są zróżnicowane i mogą wynosić np. 17%, 15%, 12%, 8,5%, 5,5% czy 3%. Zawsze należy sprawdzić, jaka stawka dotyczy Twojej konkretnej branży, ponieważ błędne zastosowanie stawki może prowadzić do niedopłaty podatku.

Obliczenie zaliczki na ryczałcie jest zazwyczaj prostsze, ponieważ nie uwzględnia się kosztów. Oto uproszczony proces:

1. Zsumuj narastająco od początku roku wszystkie swoje przychody.
2. Od sumy przychodów odejmij sumę zapłaconych w danym roku składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe).
3. Od otrzymanej kwoty odejmij 50% zapłaconej składki zdrowotnej.
4. Pomnóż wynik przez właściwą stawkę ryczałtu (np. 12% dla usług programistycznych).
5. Od uzyskanego podatku odejmij sumę zaliczek na podatek zapłaconych w poprzednich miesiącach.
6. Wynik to kwota zaliczki na podatek do zapłaty do 20. dnia następnego miesiąca.

Składki ZUS odgrywają znaczącą rolę w obliczaniu podatku dochodowego, niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Sposób ich uwzględnienia różni się jednak w zależności od wybranej metody rozliczenia, co może wpływać na wysokość Twojego zobowiązania podatkowego.

Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) mogą być odliczane od podstawy opodatkowania. Na skali podatkowej i przy podatku liniowym można je odliczyć od dochodu (po odjęciu kosztów). Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, składki te odlicza się bezpośrednio od przychodu, co również obniża kwotę, od której naliczany jest podatek.

Zasady odliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne w 2026 roku są bardziej złożone. Dla przedsiębiorców na skali podatkowej odliczenie składki zdrowotnej od podatku lub dochodu nie jest możliwe. W przypadku podatku liniowego istnieje możliwość odliczenia części zapłaconej składki zdrowotnej od dochodu, ale jest to limitowane roczną kwotą. Dla osób rozliczających się ryczałtem, istnieje możliwość odliczenia 50% zapłaconej składki zdrowotnej od przychodu, co stanowi pewną ulgę w tym systemie.

Przedsiębiorca na skali podatkowej wystawia pierwszą fakturę w roku na kwotę 10 000 zł netto. Załóżmy, że jego koszty uzyskania przychodu w tym miesiącu wyniosły 2 000 zł, a zapłacone składki społeczne to 1 600 zł.

1. Przychód narastająco: 10 000 zł
2. Koszty uzyskania przychodu narastająco: 2 000 zł
3. Dochód: 10 000 zł - 2 000 zł = 8 000 zł
4. Dochód po odliczeniu składek społecznych: 8 000 zł - 1 600 zł = 6 400 zł
5. Podstawa opodatkowania (po uwzględnieniu kwoty wolnej): Ponieważ 6 400 zł jest poniżej kwoty wolnej od podatku (30 000 zł), faktyczna podstawa opodatkowania do naliczenia podatku wynosi 0 zł.
6. Podatek do zapłaty: 0 zł (ponieważ dochód po odliczeniu składek społecznych nie przekroczył kwoty wolnej od podatku).

Przedsiębiorca na podatku liniowym wystawia fakturę na kwotę 10 000 zł netto. Jego koszty uzyskania przychodu wyniosły 4 000 zł, a zapłacone składki społeczne to 1 600 zł. Dodatkowo, zapłacił 600 zł składki zdrowotnej.

1. Przychód narastająco: 10 000 zł
2. Koszty uzyskania przychodu narastająco: 4 000 zł
3. Dochód: 10 000 zł - 4 000 zł = 6 000 zł
4. Dochód po odliczeniu składek społecznych: 6 000 zł - 1 600 zł = 4 400 zł
5. Dochód po odliczeniu składki zdrowotnej: Załóżmy, że roczny limit odliczenia składki zdrowotnej pozwala na odliczenie całej zapłaconej kwoty 600 zł. Podstawa opodatkowania: 4 400 zł - 600 zł = 3 800 zł.
6. Podatek do zapłaty: 3 800 zł * 19% = 722 zł.
7. Zaliczka na podatek: 722 zł (zakładając, że to pierwsza zaliczka w roku).

Programista na ryczałcie ze stawką 12% wystawia fakturę na kwotę 10 000 zł netto. Zapłacone składki społeczne to 1 600 zł, a składka zdrowotna to 600 zł.

1. Przychód narastająco: 10 000 zł
2. Przychód po odliczeniu składek społecznych: 10 000 zł - 1 600 zł = 8 400 zł
3. Przychód po odliczeniu 50% składki zdrowotnej: 8 400 zł - (600 zł * 50%) = 8 400 zł - 300 zł = 8 100 zł
4. Podatek do zapłaty: 8 100 zł * 12% = 972 zł.
5. Zaliczka na podatek: 972 zł (zakładając, że to pierwsza zaliczka w roku).

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców jest mylenie kwoty netto z faktury z dochodem do opodatkowania. Faktura zawiera kwotę przychodu, ale podatek płaci się od dochodu (na skali i liniowym), który jest pomniejszony o koszty uzyskania przychodu. Pominięcie tej różnicy może prowadzić do błędnych obliczeń i niedopłaty podatku.

Kolejnym częstym problemem jest nieprawidłowe rozliczanie lub dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu. Przedsiębiorcy czasami próbują zaliczyć do KUP wydatki, które nie spełniają ustawowych kryteriów, lub zapominają o zbieraniu odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesione koszty. Skutkuje to ryzykiem zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy i koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Ważnym błędem jest również zapominanie o narastającym sposobie liczenia dochodu i zaliczek w ciągu roku. Obliczenia podatkowe nie są jednorazowe zawsze sumuje się przychody i koszty od początku roku podatkowego. Niezrozumienie tej zasady może prowadzić do błędnego szacowania zobowiązań podatkowych w poszczególnych miesiącach.

Zaliczki na podatek dochodowy należy płacić regularnie, aby uniknąć odsetek za zwłokę. W 2026 roku terminy płatności zaliczek na podatek dochodowy są następujące: do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni (dla większości przedsiębiorców), lub do 20. dnia kolejnego kwartału za kwartał poprzedni (jeśli wybrana została kwartalna metoda wpłacania zaliczek).