Faktura w euro dla polskiego kontrahenta: Jak wystawić?

Ten artykuł to kompleksowy poradnik, który krok po kroku wyjaśnia, jak prawidłowo wystawić fakturę w euro dla polskiego kontrahenta. Dowiesz się z niego o wszystkich formalnych i podatkowych aspektach, dzięki czemu unikniesz błędów i zapewnisz zgodność z polskimi przepisami.

Faktura w euro dla polskiego kontrahenta: Czy to zgodne z prawem?

Zacznijmy od podstaw. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wystawienie faktury w euro polskiej firmie jest w ogóle dopuszczalne. Odpowiedź brzmi: tak, jest to w pełni zgodne z polskim prawem. Polskie przepisy nie ograniczają możliwości wystawiania faktur w walucie obcej w transakcjach krajowych między polskimi podmiotami. Pamiętajmy, że faktura jest przede wszystkim dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji, a swoboda kontraktowa pozwala stronom na ustalenie waluty rozliczeń. Nie ma więc przeszkód, abyście jako polskie firmy rozliczali się w euro, o ile obie strony wyrażą na to zgodę.

Obowiązkowe elementy faktury w euro: Co musi się na niej znaleźć?

Faktura wystawiona w euro dla polskiego kontrahenta musi spełniać wszystkie wymogi formalne przewidziane dla faktur VAT. Oznacza to, że powinna zawierać między innymi: dane sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia, numer faktury, datę sprzedaży lub wykonania usługi, nazwy towarów lub usług, jednostki miary, ilości, ceny jednostkowe netto. Kluczową i jednocześnie najbardziej newralgiczną kwestią jest jednak sposób prezentacji kwot. Otóż, choć kwoty netto i brutto transakcji mogą być swobodnie wyrażone w euro, to kwota podatku VAT musi być obligatoryjnie wykazana w polskich złotych (PLN). Jest to wymóg bezwzględny, wynikający z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Najważniejsze elementy faktury w euro:

• Dane sprzedawcy i nabywcy (z numerami NIP).
• Data wystawienia faktury.
• Numer faktury.
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towaru lub wykonania usługi (jeśli jest inna niż data wystawienia).
• Nazwa towaru lub usługi.
• Jednostka miary i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.
• Cena jednostkowa netto (w EUR).
• Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez podatku (w EUR).
• Stawka podatku VAT.
• Suma kwot netto w PLN (po przeliczeniu z EUR).
• Kwota podatku VAT w PLN.
• Suma kwot brutto w PLN (po przeliczeniu z EUR).

Przykładowo, jeśli wystawiasz fakturę na kwotę 1000 EUR netto, a podatek VAT wynosi 23%, to na fakturze powinna znaleźć się kwota netto 1000 EUR, a kwota VAT musi być przeliczona na złote. Jeśli przykładowo średni kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego wynosił 4,50 zł/EUR, to podstawa opodatkowania w PLN wyniesie 4500 zł, a VAT 1035 zł (23% z 4500 zł). Całkowita kwota brutto do zapłaty również powinna być podana w PLN, czyli 5535 zł.

Przeliczanie walut: Jaki kurs i data dla VAT i podatku dochodowego?

Kwestia przeliczania walut na potrzeby rozliczeń podatkowych jest niezwykle istotna i często stanowi źródło błędów. Kluczowe jest zrozumienie, że dla celów podatku VAT i podatku dochodowego stosuje się różne zasady ustalania kursu walutowego.

Dla celów rozliczenia podatku VAT, podstawę opodatkowania wyrażoną w walucie obcej przelicza się na złote. Zgodnie z przepisami, należy stosować średni kurs waluty obcej ogłoszony przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Alternatywnie, jeśli jest to korzystniejsze lub zgodne z polityką rachunkowości firmy, można zastosować kurs Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z tego samego dnia. Jeśli jednak faktura jest wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, na przykład w sytuacji otrzymania zaliczki, do przeliczenia stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Natomiast w przypadku podatku dochodowego (zarówno PIT, jak i CIT), przychody w walucie obcej przelicza się na złote według średniego kursu waluty ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Dniem uzyskania przychodu jest co do zasady dzień wykonania usługi lub wydania towaru, ale nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Ważne jest, aby konsekwentnie stosować wybraną metodę przeliczenia przez cały rok podatkowy.

Rozliczenie VAT: Jak poprawnie ująć fakturę walutową w JPK_V7?

Poprawne rozliczenie podatku VAT od faktury wystawionej w euro wymaga dokładnego przeliczenia kwot na złote. Podstawa opodatkowania w euro, po przeliczeniu na PLN przy użyciu właściwego kursu, stanowi podstawę do obliczenia należnego podatku VAT. Kwota podatku VAT, która musi znaleźć się na fakturze, jest wynikiem zastosowania odpowiedniej stawki VAT do przeliczonej podstawy opodatkowania.

Wszystkie te wartości podstawa opodatkowania w PLN oraz kwota podatku VAT w PLN muszą zostać prawidłowo ujęte w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie w pliku JPK_V7. System JPK_V7 wymaga podawania wszystkich kwot w polskich złotych, dlatego kluczowe jest, aby dane z faktury walutowej zostały odpowiednio przeliczone i zaksięgowane w tej walucie. Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność przypisania transakcji do odpowiednich kodów i oznaczeń w strukturze pliku JPK_V7.

Różnice kursowe: Jak je obliczyć i zaksięgować?

Kolejnym ważnym aspektem rozliczania faktur w walucie obcej są różnice kursowe. Powstają one w sytuacji, gdy kurs waluty z dnia otrzymania zapłaty różni się od kursu zastosowanego do przeliczenia wartości faktury w momencie jej wystawienia lub powstania obowiązku podatkowego. Mówimy tu o różnicach między kursem historycznym (z dnia wystawienia faktury lub powstania obowiązku podatkowego) a kursem bieżącym (z dnia otrzymania zapłaty).

Jeśli otrzymana zapłata w przeliczeniu na złote jest wyższa niż wartość wynikająca z faktury po przeliczeniu według kursu historycznego, mówimy o dodatnich różnicach kursowych. Stanowią one przychód podatkowy i należy je odpowiednio zaksięgować. W sytuacji odwrotnej, gdy otrzymana zapłata w PLN jest niższa, powstają ujemne różnice kursowe, które z kolei stanowią koszt uzyskania przychodu. Przykładowo, jeśli faktura została wystawiona przy kursie 4,50 zł/EUR, a zapłata wpłynęła po kursie 4,60 zł/EUR, powstaje dodatnia różnica kursowa.

Płatność w euro a Split Payment: Kiedy i jak stosować MPP?

Fakt, że faktura jest wystawiona w euro, nie zwalnia z obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności (MPP), jeśli spełnione są jego podstawowe kryteria. Mechanizm ten ma zastosowanie do transakcji dotyczących towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, pod warunkiem, że wartość brutto faktury przekracza kwotę 15 000 zł.

W praktyce, realizacja płatności w systemie podzielonej płatności dla faktury w euro wygląda następująco: kwota netto faktury, wyrażona w euro, jest przelewana na rachunek walutowy sprzedawcy. Natomiast kwota podatku VAT, która musi być wyrażona w polskich złotych, jest przelewana na rachunek VAT sprzedawcy. Kluczowe jest prawidłowe wypełnienie komunikatu przelewu, gdzie należy wskazać kwotę netto w EUR oraz kwotę VAT w PLN.

Faktury w euro w KSeF: Co się zmieni od 2026 roku?

W związku z wprowadzaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), warto wspomnieć o jego wpływie na fakturowanie w walutach obcych. Obowiązkowe stosowanie KSeF rozpocznie się od 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm. Struktura logiczna e-faktury (FA_2), która będzie podstawą systemu, przewiduje możliwość podawania kwot transakcji w walutach obcych. Jednocześnie, zgodnie z przepisami, podatek VAT nadal będzie musiał być wykazany w polskich złotych (PLN). Oznacza to, że zasady dotyczące wykazywania VAT w PLN na fakturach walutowych pozostaną niezmienione, nawet w ramach zunifikowanego systemu KSeF.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu i rozliczaniu faktur w euro:

• Brak wykazania kwoty podatku VAT w polskich złotych (PLN) na fakturze.
• Zastosowanie nieprawidłowego kursu walutowego do przeliczeń dla celów VAT lub podatku dochodowego.
• Użycie niewłaściwej daty do ustalenia kursu walutowego.
• Błędne rozliczanie lub całkowite pomijanie różnic kursowych.
• Nieprawidłowe stosowanie mechanizmu podzielonej płatności (MPP) do faktur w euro.
• Niewłaściwe księgowanie faktur walutowych w rejestrach VAT i pliku JPK_V7.