Ten artykuł wyjaśnia, kto jest uprawniony do wystawiania faktur w Polsce, przedstawiając kluczowe zasady dla różnych grup podmiotów od przedsiębiorców po osoby prowadzące działalność nierejestrowaną. Dowiesz się, jak zmiany związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w 2026 roku wpłyną na Twoje obowiązki fakturowania.
Nie tylko firmy wystawiają faktury kluczowe zasady fakturowania w Polsce w 2026 roku.
- Podatnikiem uprawnionym do wystawiania faktur jest każda osoba samodzielnie wykonująca działalność gospodarczą, niezależnie od rejestracji.
- Czynni i zwolnieni podatnicy VAT wystawiają faktury (zwolnieni bez VAT, z podstawą prawną zwolnienia).
- Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą wystawiać faktury (bez VAT) lub rachunki, a od kwietnia 2026 r. w transakcjach B2B będą objęte KSeF.
- Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (np. umowy o dzieło/zlecenie) standardowo wystawiają rachunki, nie faktury VAT.
- KSeF staje się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. (dla dużych podatników) lub 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych), wymagając posiadania NIP.
- W przypadkach szczególnych (np. rolnik ryczałtowy, komornik) zasady fakturowania są odmienne.
Status "podatnika" w rozumieniu ustawy o VAT nie jest tożsamy z posiadaniem zarejestrowanej działalności gospodarczej. Podkreślam to często, bo to kluczowa kwestia, która budzi wiele wątpliwości. Zgodnie z przepisami, podatnikiem jest każda osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która samodzielnie wykonuje działalność gospodarczą. Niezależnie od tego, czy ta działalność jest prowadzona w celu osiągnięcia zysku, czy ma inny charakter, a także niezależnie od rezultatu tej działalności jeśli jest ona wykonywana samodzielnie, mamy do czynienia z podatnikiem.
Wynika to wprost z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi, że podatnik podatku od towarów i usług jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż towarów lub usług. To właśnie ten zapis definiuje, kto jest uprawniony do wystawiania faktur. Pamiętajmy, że dotyczy to każdego, kto samodzielnie wykonuje działalność gospodarczą.
Warto już na wstępie wspomnieć o nadchodzących zmianach. Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku rewolucjonizuje sposób fakturowania w Polsce. System ten wymusi na większości podmiotów wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanych e-faktur. Aby móc korzystać z KSeF, konieczne będzie posiadanie numeru NIP. To fundamentalna zmiana, która dotknie niemal każdego, kto wystawia faktury.
Przedsiębiorca a faktura: co musisz wiedzieć?
Kiedy mówimy o przedsiębiorcach, pierwszym skojarzeniem są oczywiście czynni podatnicy VAT. To oni stanowią podstawową grupę zobowiązaną do wystawiania faktur VAT. Dokumentują oni sprzedaż towarów i usług zarówno na rzecz innych przedsiębiorców (B2B), jak i na żądanie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C). Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję i uprawniającym do odliczenia podatku VAT.
Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Mówimy tu o dwóch głównych scenariuszach. Pierwszy to zwolnienie podmiotowe, które przysługuje przedsiębiorcom, których wartość sprzedaży (wraz z należnym VAT) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 200 000 zł. Drugi to zwolnienie przedmiotowe, które dotyczy konkretnych rodzajów czynności, na przykład usług medycznych, edukacyjnych czy finansowych, niezależnie od wartości sprzedaży. Ci przedsiębiorcy również mogą wystawiać faktury, jednak muszą one być wystawione bez stawki i kwoty VAT. Kluczowe jest umieszczenie na takiej fakturze podstawy prawnej zwolnienia. To ważne, aby odróżnić te dokumenty od faktur VAT.
Działalność nierejestrowana: fakturowanie bez firmy krok po kroku
Wielu moich klientów pyta o możliwość wystawiania faktur przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej. Mam dla nich dobrą wiadomość: osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest traktowana jako podatnik w rozumieniu ustawy o VAT, mimo braku rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Oznacza to, że ma ona możliwość wystawiania faktur, oczywiście z pewnymi obostrzeniami.
Od 1 stycznia 2026 roku zmieni się sposób liczenia limitu przychodów dla działalności nierejestrowanej. Będzie on liczony kwartalnie i wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia. Przy obecnym minimalnym wynagrodzeniu na poziomie 4806 zł brutto, limit kwartalny wyniesie 10 813,50 zł. To ważne, aby śledzić te zmiany, ponieważ wpływają one na sposób prowadzenia działalności.
Standardowo, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, które jest analogiczne do tego dla małych przedsiębiorców. Może ona wystawić fakturę (bez VAT) lub rachunek. Na żądanie nabywcy, musi wystawić fakturę. Oba dokumenty są ważne i potwierdzają transakcję. Warto też pamiętać, że zawsze istnieje możliwość dobrowolnej rejestracji jako czynny podatnik VAT i wystawiania faktur VAT, jeśli jest to korzystne dla biznesu.
Co istotne, od 1 kwietnia 2026 roku działalność nierejestrowana również zostanie objęta obowiązkiem KSeF w transakcjach B2B. Aby móc korzystać z tego systemu, niezbędne będzie posiadanie numeru NIP. To kolejny powód, dla którego warto śledzić zmiany i być przygotowanym na nowe regulacje.
Osoba prywatna a dokumentowanie sprzedaży: kiedy faktura, a kiedy rachunek?
Często pojawia się pytanie, czy osoba fizyczna wykonująca pracę na przykład na podstawie umowy o dzieło czy umowy zlecenia może wystawić fakturę VAT. Co do zasady, odpowiedź brzmi: nie. W takich umowach odpowiedzialność wobec osób trzecich ponosi zazwyczaj zlecający, a sama osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT. Dlatego nie jest ona podatnikiem VAT w tym zakresie.
Jednakże, na żądanie nabywcy, taka osoba fizyczna może wystawić rachunek. Rachunek jest uproszczonym dokumentem potwierdzającym transakcję, który nie zawiera danych wymaganych dla faktury VAT, takich jak stawka czy kwota podatku. Jest to proste i skuteczne rozwiązanie do dokumentowania takich sprzedaży.
Specjalne przypadki: kto jeszcze jest uprawniony do wystawiania faktur?
Istnieją również sytuacje szczególne, które wymagają odrębnego omówienia. Rolnik ryczałtowy, dokonujący dostawy produktów rolnych, jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur. W transakcjach z czynnym podatnikiem VAT to właśnie nabywca ma obowiązek wystawić specjalny dokument fakturę VAT RR. Musi on zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach, co jest istotne dla prawidłowego rozliczenia.
Zgodnie z art. 106c ustawy o VAT, w przypadku sprzedaży towarów należących do dłużnika w trybie egzekucji, rolę wystawcy faktury przejmuje komornik sądowy lub inny organ egzekucyjny. Działa on w imieniu i na rzecz dłużnika, co jest wyjątkiem od ogólnej zasady.
Fundacje i stowarzyszenia również mogą stać się podatnikami VAT i wystawiać faktury. Dzieje się tak, gdy prowadzą one odpłatną działalność statutową, która wpisuje się w definicję działalności gospodarczej zawartą w ustawie o VAT. Wówczas podlegają tym samym zasadom co inne podmioty gospodarcze.
Warto również wspomnieć o podmiotach zagranicznych. Zagraniczna firma, która posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, jest zobowiązana do wystawiania faktur zgodnie z polskimi przepisami, w tym poprzez system KSeF. Jeśli jednak takie stałe miejsce nie istnieje, faktury są wystawiane poza polskim systemem.
Nadchodzi KSeF: jak przygotować się na rewolucję w fakturowaniu w 2026 roku?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to bez wątpienia największa zmiana w polskim systemie fakturowania od lat. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza, że faktury będą wystawiane w formie ustrukturyzowanych e-faktur, co ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu podatkowego. Oto kluczowe daty, które musisz zapamiętać:
- Od 1 lutego 2026 r.: system KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z należnym VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych.
- Od 1 kwietnia 2026 r.: obowiązek stosowania KSeF obejmie wszystkich pozostałych podatników. Dotyczy to również tych, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, a także osób prowadzących działalność nierejestrowaną, ale tylko w transakcjach B2B.
Należy jednak pamiętać o okresie przejściowym. Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, których miesięczna wartość sprzedaży brutto nie przekracza 10 000 zł, będą mogli nadal wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek stosowania KSeF będzie już bezwzględny dla wszystkich podatników.
Bardzo ważną informacją jest również to, że obowiązek odbierania faktur zakupowych przez KSeF dla wszystkich podatników nawet tych czasowo zwolnionych z wystawiania faktur zaczyna się już od 1 lutego 2026 r. Niezależnie od tego, czy wystawiasz faktury, musisz być przygotowany na ich odbiór przez system.
