Ten artykuł szczegółowo wyjaśnia status prawny i podatkowy faktury proforma w Polsce. Dowiesz się, czy jest ona wiążąca, jakie ma konsekwencje dla VAT i PIT/CIT, a także kiedy i jak prawidłowo jej używać w swojej działalności.
Faktura proforma: czy musisz ją zapłacić i co to oznacza dla Twojej firmy?
- Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym ani prawnie wiążącym do zapłaty.
- Traktowana jest jako oferta handlowa, a jej akceptacja (np. przez zapłatę lub podpisanie) tworzy wiążącą umowę.
- Nie rodzi obowiązków podatkowych (VAT, PIT/CIT) dla wystawcy ani prawa do odliczenia VAT dla nabywcy.
- Po otrzymaniu zapłaty na podstawie proformy, sprzedawca ma obowiązek wystawić właściwą fakturę VAT lub zaliczkową.
- Brak zapłaty proformy zasadniczo nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami prawnymi dla niedoszłego nabywcy.
- Nie będzie obsługiwana przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), pozostając dokumentem poza systemem.
Czym tak naprawdę jest faktura proforma w świetle prawa?
W polskim systemie prawnym faktura proforma nie posiada statusu dokumentu księgowego. Nie jest ona uregulowana w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT) ani w innych przepisach podatkowych jako dokument, który rodzi obowiązek podatkowy czy prawo do odliczenia. Jej główna rola jest natury informacyjnej i handlowej. Służy jako wstępne przedstawienie warunków transakcji, pozwalając potencjalnemu nabywcy zapoznać się ze szczegółami oferty, takimi jak cena, opis towaru lub usługi, terminy dostawy czy płatności. Proforma nie generuje żadnych zobowiązań podatkowych ani płatniczych dla żadnej ze stron.
Krótka odpowiedź: Czy proforma jest prawnie wiążąca?
Odpowiedź jest jednoznaczna: sama w sobie faktura proforma nie jest prawnie wiążąca. Oznacza to, że nie można na jej podstawie dochodzić zapłaty ani prowadzić postępowań windykacyjnych. Jest to jedynie propozycja, która może, ale nie musi, zostać zaakceptowana przez odbiorcę.
Różnice, które musisz znać: proforma vs faktura VAT
Kluczowe jest zrozumienie fundamentalnych różnic między tymi dokumentami, aby uniknąć błędów w rozliczeniach i komunikacji z kontrahentami. Poniższa tabela przedstawia najważniejsze aspekty:
| Cecha dokumentu | Faktura Proforma | Faktura VAT / Zaliczkowa |
|---|---|---|
| Status prawny i księgowy | Nie jest dokumentem księgowym, nie rodzi obowiązków podatkowych. Ma charakter informacyjny/handlowy. | Jest dokumentem księgowym, rodzi obowiązki podatkowe (VAT, podatek dochodowy) i uprawnia do odliczenia VAT. |
| Obowiązek zapłaty | Nie rodzi prawnego obowiązku zapłaty. | Rodzi prawny obowiązek zapłaty. |
| Konsekwencje podatkowe (VAT) | Nie powoduje powstania obowiązku zapłaty VAT dla wystawcy. Nabywca nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego. | Powoduje powstanie obowiązku zapłaty VAT dla wystawcy. Nabywca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego (po spełnieniu warunków). |
| Konsekwencje podatkowe (PIT/CIT) | Nie stanowi podstawy do ujęcia w kosztach uzyskania przychodu ani w przychodach. | Stanowi podstawę do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu (po zapłacie) lub przychodu (po sprzedaży). |
| Znaczenie dla KSeF | Nie będzie obsługiwana przez KSeF. | Będzie obowiązkowo przesyłana przez KSeF (od 2026 r.). |
| Cel wystawienia | Przedstawienie oferty, potwierdzenie warunków, żądanie przedpłaty/zaliczki przed faktyczną sprzedażą. | Potwierdzenie sprzedaży towaru lub usługi, udokumentowanie transakcji dla celów podatkowych. |
Proforma jako oferta handlowa: klucz do zrozumienia jej roli
Czy każda proforma to oferta w rozumieniu Kodeksu Cywilnego?
Zgodnie z Kodeksem cywilnym, a w szczególności z artykułem 66 § 1, oferta jest oświadczeniem jednej ze stron o zamiarze zawarcia umowy. Faktura proforma, zawierając zazwyczaj wszystkie kluczowe elementy planowanej transakcji takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis towaru lub usługi, ustaloną cenę oraz warunki dostawy i płatności często jest traktowana właśnie jako taka oferta handlowa. Stanowi ona propozycję zawarcia umowy na określonych warunkach.
Kiedy propozycja staje się umową? Moment, w którym powstaje zobowiązanie
Sama propozycja, nawet jeśli zawiera wszystkie niezbędne elementy, nie jest jeszcze umową. Do zawarcia umowy dochodzi w momencie, gdy odbiorca oferty ją zaakceptuje. W kontekście faktury proforma, akceptacja ta może przybrać różne formy. Najczęściej jest to dokonanie płatności na podstawie wskazanych w proformie danych. Jednakże, w pewnych sytuacjach, również inne działania odbiorcy, takie jak pisemne potwierdzenie przyjęcia oferty lub nawet podpisanie proformy, mogą zostać uznane za równoznaczne z akceptacją warunków i tym samym za zawarcie wiążącej umowy.
Akceptacja przez zapłatę: jak opłacenie proformy zmienia jej status?
Kiedy klient dokonuje płatności na podstawie faktury proforma, jest to jednoznaczny sygnał akceptacji przedstawionej oferty. W tym momencie proforma przestaje być jedynie informacyjną propozycją. Staje się ona podstawą do zawarcia wiążącej umowy między stronami. Co więcej, otrzymanie płatności, nawet jeśli jest to zaliczka lub przedpłata, uruchamia po stronie sprzedawcy obowiązek wystawienia odpowiedniego dokumentu potwierdzającego transakcję dla celów podatkowych czyli faktury VAT lub faktury zaliczkowej.
Skutki podatkowe (a raczej ich brak): co musisz wiedzieć o VAT i PIT/CIT
Dlaczego proforma nie generuje obowiązku podatkowego w VAT?
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, albo z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Faktura proforma, jako dokument informacyjny, nie dokumentuje ani dostawy, ani wykonania usługi, ani otrzymania zapłaty w sposób wiążący dla celów podatkowych. Dlatego jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku zapłaty podatku VAT. Sprzedawca nie musi odprowadzać podatku VAT od kwot wykazanych na proformie, ponieważ nie jest ona traktowana jako faktura sprzedaży.
Czy na podstawie proformy możesz odliczyć podatek naliczony?
Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, który otrzymał fakturę dokumentującą nabycie towarów lub usług. Ponieważ faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT i nie dokumentuje faktycznej transakcji, nabywca nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego na jej podstawie. Aby móc skorzystać z odliczenia, nabywca musi otrzymać od sprzedawcy właściwą fakturę VAT lub fakturę zaliczkową.
Proforma w kosztach uzyskania przychodu: czy to możliwe?
Podobnie jak w przypadku VAT, faktura proforma sama w sobie nie stanowi podstawy do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu ani do rozpoznania przychodu. Jest to dokument o charakterze informacyjnym. Dopiero po otrzymaniu zapłaty i wystawieniu przez sprzedawcę właściwej faktury VAT (lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku, np. faktury zaliczkowej), nabywca może rozważać ujęcie tej transakcji w swoich księgach rachunkowych jako koszt. Proforma nie jest dokumentem wystarczającym do celów podatku dochodowego.
Praktyczne scenariusze: co robić, gdy dostajesz lub wystawiasz proformę?
Otrzymałem proformę: jakie mam opcje i co, jeśli jej nie opłacę?
Jako odbiorca faktury proforma masz dwie główne ścieżki postępowania:
- Opłacenie proformy: Jest to równoznaczne z akceptacją oferty handlowej przedstawionej przez sprzedawcę. W tym momencie dochodzi do zawarcia umowy, a sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT lub zaliczkowej.
- Zignorowanie proformy: Jeśli nie jesteś zainteresowany ofertą lub nie potrzebujesz danego towaru/usługi, możesz po prostu nie opłacać faktury proforma.
Brak opłacenia faktury proforma zasadniczo nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami prawnymi dla niedoszłego nabywcy. Jest to traktowane jako odrzucenie oferty. Sprzedawca, nie otrzymując płatności, po prostu nie realizuje zamówienia. Nie ma żadnych podstaw prawnych do dochodzenia od Ciebie zapłaty za dokument, który nie stanowi wiążącego zobowiązania.
Wystawiłem proformę i klient zapłacił: jakie są moje kolejne kroki?
Jeśli wystawiłeś fakturę proforma i otrzymałeś od klienta płatność (całość lub część, np. zaliczkę), Twoje dalsze kroki powinny wyglądać następująco:
- Wystawienie faktury VAT lub faktury zaliczkowej: Jest to Twój bezwzględny obowiązek. Faktura proforma nie może zastąpić dokumentu księgowego. Należy wystawić fakturę VAT (jeśli płatność dotyczy całości transakcji) lub fakturę zaliczkową (jeśli jest to przedpłata lub zaliczka na poczet przyszłej dostawy/usługi).
- Poprawne oznaczenie faktury: Upewnij się, że faktura zaliczkowa lub końcowa jest wystawiona prawidłowo, zgodnie z przepisami.
- Uwzględnienie w rejestrach VAT i deklaracjach: Otrzymana płatność oraz wystawiona faktura VAT/zaliczkowa muszą zostać prawidłowo ujęte w rejestrach VAT sprzedaży oraz w deklaracji VAT.
Pamiętaj, że faktura proforma nie może być podstawą do rozpoznania przychodu ani obowiązku podatkowego w VAT. Dopiero właściwa faktura VAT lub zaliczkowa dokumentuje te zdarzenia.
Klient nie płaci proformy: czy mogę dochodzić swoich roszczeń?
Nie, nie możesz dochodzić swoich roszczeń z tytułu nieopłaconej faktury proforma. Jak już wielokrotnie podkreślono, proforma nie jest dokumentem wiążącym prawnie ani księgowo. Nie stanowi ona podstawy do żądania zapłaty. W sytuacji, gdy klient nie dokonuje płatności na podstawie proformy, oznacza to, że nie zaakceptował on przedstawionej oferty. W praktyce oznacza to po prostu, że transakcja nie dojdzie do skutku, a Ty jako sprzedawca nie masz podstaw do podjęcia dalszych kroków prawnych czy windykacyjnych wobec klienta.
Od proformy do faktury VAT: prawidłowy obieg dokumentów
Zapłacona proforma a obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej lub końcowej
Gdy klient dokonuje płatności na podstawie faktury proforma, jest to dla Ciebie, jako sprzedawcy, sygnał do działania. Masz bezwzględny obowiązek wystawienia właściwego dokumentu księgowego, który potwierdzi otrzymanie środków i będzie podstawą do rozliczeń podatkowych. W zależności od sytuacji, będzie to faktura zaliczkowa (jeśli otrzymana płatność stanowi część należności lub przedpłatę) lub faktura końcowa (jeśli płatność pokrywa całość należności za dostarczony towar lub wykonaną usługę).
Ile masz czasu na wystawienie faktury VAT po otrzymaniu płatności?
Przepisy ustawy o VAT precyzują terminy wystawiania faktur. W przypadku otrzymania zaliczki lub przedpłaty na podstawie faktury proforma, masz czas na wystawienie faktury zaliczkowej co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś płatność. Dotyczy to zarówno faktur VAT, jak i faktur zaliczkowych.
Proforma a Krajowy System e-Faktur (KSeF): jak to będzie wyglądać?
W związku z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, warto wiedzieć, jak faktury proforma wpisują się w ten system. KSeF nie będzie obsługiwał faktur proforma. Wynika to z faktu, że proformy nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i nie rodzą obowiązków podatkowych. Będą one nadal wystawiane i przesyłane między kontrahentami w dotychczasowej formie, poza systemem KSeF.
Kiedy wystawić fakturę proforma, a kiedy lepiej jej unikać?
Zabezpieczenie transakcji z nowym klientem: rola proformy
Faktura proforma jest nieocenionym narzędziem w budowaniu bezpiecznych relacji handlowych, szczególnie w kontaktach z nowymi kontrahentami. Pozwala ona na jasne przedstawienie warunków przyszłej transakcji i, co najważniejsze, na uzyskanie przedpłaty lub zaliczki przed faktyczną realizacją zamówienia. Jest to forma zabezpieczenia dla sprzedawcy, minimalizująca ryzyko braku zapłaty za dostarczony towar lub wykonaną usługę, zwłaszcza gdy nie mamy jeszcze pełnego zaufania do nowego partnera biznesowego.
Przedpłaty i zaliczki: dlaczego proforma jest tu idealnym narzędziem?
Gdy Twoja firma wymaga przedpłaty lub zaliczki przed realizacją zamówienia, faktura proforma jest idealnym rozwiązaniem do formalnego przedstawienia tej prośby. Pozwala ona klientowi zobaczyć, jakie kwoty i na jakie konto ma wpłacić, bez jednoczesnego generowania po stronie sprzedawcy obowiązku podatkowego czy księgowego. Proforma precyzyjnie określa warunki finansowe, a jej akceptacja przez klienta (poprzez zapłatę) jest jasnym sygnałem do rozpoczęcia prac lub wysyłki towaru, po czym następuje wystawienie właściwej faktury VAT.
Potencjalne pułapki i nieporozumienia: na co uważać w komunikacji z kontrahentem?
Mimo swojej użyteczności, faktury proforma mogą prowadzić do nieporozumień, jeśli nie są stosowane prawidłowo. Oto kilka kluczowych kwestii, na które należy zwrócić uwagę:
- Wyraźne oznaczenie: Najważniejsze jest, aby każdy dokument wysyłany jako proforma był wyraźnie oznaczony napisem "PROFORMA". Zapobiega to pomyłkom i jednoznacznie komunikuje odbiorcy, że nie jest to dokument księgowy.
- Jasna komunikacja: Zawsze warto dodatkowo poinformować klienta o statusie proformy, zwłaszcza jeśli jest to jego pierwsze spotkanie z takim dokumentem. Wyjaśnij, że jest to oferta, a dopiero po zapłacie wystawisz fakturę VAT.
- Unikanie błędnej interpretacji: Upewnij się, że Twoi pracownicy odpowiedzialni za wystawianie dokumentów rozumieją różnicę między proformą a fakturą VAT, aby uniknąć wystawiania błędnych dokumentów.
- Nie mylić z fakturą zaliczkową: Proforma nie jest tym samym co faktura zaliczkowa. Faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym i podatkowym, natomiast proforma jest jedynie ofertą.
