W świecie biznesu spotykamy się z wieloma dokumentami, a jednym z nich jest faktura proforma. Choć jej nazwa może sugerować, że jest to pełnoprawna faktura, w rzeczywistości pełni ona inną, specyficzną rolę. Zrozumienie, czym jest faktura proforma i jakie są jej konsekwencje prawne i podatkowe, jest kluczowe zarówno dla przedsiębiorców, jak i ich klientów, aby uniknąć nieporozumień i prawidłowo zarządzać finansami firmy.
Faktura proforma kluczowe informacje o dokumencie, który nie jest fakturą VAT
- Faktura proforma to dokument handlowy pełniący rolę zapowiedzi lub oferty, a nie właściwej faktury księgowej.
- Wystawienie ani otrzymanie proformy nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT ani w podatku dochodowym.
- Jej główne cele to przedstawienie oferty, wezwanie do zapłaty zaliczki lub potwierdzenie zamówienia.
- Po dokonaniu płatności na podstawie proformy, sprzedawca jest zobowiązany wystawić właściwą fakturę VAT.
- Faktury proforma nie są obsługiwane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), ponieważ nie są fakturami ustrukturyzowanymi.
Faktura proforma poznaj jej prawdziwą naturę i zastosowanie
Faktura proforma, pochodząca od łacińskiego określenia "dla formy", to w istocie dokument handlowy, który funkcjonuje jako zapowiedź lub oferta. Kluczowe jest zrozumienie, że nie jest to dokument księgowy w rozumieniu polskiej ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Oznacza to, że samo jej wystawienie lub otrzymanie nie generuje żadnych obowiązków podatkowych, ani w zakresie VAT, ani w podatku dochodowym. Jej głównym zadaniem jest przedstawienie klientowi warunków przyszłej transakcji.
- Przedstawienie szczegółów oferty handlowej potencjalnemu klientowi.
- Wezwanie do zapłaty lub wpłaty zaliczki przed realizacją usługi lub dostawą towaru.
- Zabezpieczenie transakcji dla obu stron sprzedający ma pewność, że kupujący akceptuje warunki.
- Potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji.
- Informowanie o ostatecznym koszcie transakcji.
| Cecha | Faktura Proforma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Status prawny | Dokument handlowy, oferta | Dokument księgowy, potwierdzenie sprzedaży |
| Obowiązek podatkowy | Brak | Powstaje obowiązek zapłaty VAT i podatku dochodowego |
| Cel | Przedstawienie oferty, wezwanie do zapłaty zaliczki, potwierdzenie zamówienia | Dokumentowanie sprzedaży, podstawa do rozliczeń podatkowych |
| Konieczność wystawienia po zapłacie | Nie (wymaga wystawienia faktury VAT) | Jest ostatecznym dokumentem po zapłacie/realizacji |
| Ewidencja w księgach | Nie | Tak |
| Obsługa w KSeF | Nie | Tak (dla faktur ustrukturyzowanych) |
Co musi zawierać faktura proforma, by była kompletna?
- Wyraźne oznaczenie dokumentu jako "Faktura proforma" lub "Proforma".
- Datę i miejsce wystawienia.
- Pełne dane sprzedawcy i nabywcy, w tym nazwy, adresy oraz numery NIP.
- Szczegółowy opis sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi.
- Określenie ilości sprzedawanego towaru lub zakresu usługi.
- Cenę jednostkową netto.
- Wartość netto całej transakcji.
- Stawkę podatku VAT.
- Kwotę podatku VAT.
- Ostateczną kwotę brutto do zapłaty.
- Określony termin i formę płatności.
- Numer rachunku bankowego sprzedawcy.
Prawidłowe i kompletne dane sprzedawcy i nabywcy, takie jak pełne nazwy firm, dokładne adresy siedzib oraz numery identyfikacji podatkowej (NIP), są niezbędne na fakturze proforma. Zapewniają one jasność co do stron transakcji i ułatwiają identyfikację kontrahentów, co jest ważne nawet w przypadku dokumentu o charakterze ofertowym, zapobiegając potencjalnym nieporozumieniom w przyszłych ustaleniach.
Szczegóły dotyczące samej transakcji muszą być przedstawione precyzyjnie. Obejmuje to dokładną nazwę towaru lub usługi, określenie ich ilości, cenę jednostkową netto, a także odpowiednie stawki i kwoty VAT, prowadzące do wyliczenia ostatecznej kwoty brutto do zapłaty. Równie ważne jest podanie jasnego terminu i formy płatności, co określa, kiedy i w jaki sposób klient powinien uregulować należność. Podanie numeru konta bankowego sprzedawcy ułatwia realizację płatności.Kiedy warto wystawić fakturę proforma w Twojej firmie?
Faktura proforma jest doskonałym narzędziem do wezwania klienta do zapłaty zaliczki lub nawet całej kwoty należności przed faktyczną realizacją usługi lub wysyłką towaru. Takie podejście znacząco wpływa na poprawę płynności finansowej firmy, ponieważ zapewnia środki na pokrycie kosztów związanych z realizacją zamówienia, zanim jeszcze pieniądze wpłyną od odbiorcy końcowego.
W wielu sytuacjach faktura proforma może pełnić funkcję wiążącej oferty handlowej. Przedstawia ona klientowi wszystkie kluczowe warunki transakcji ceny, terminy, zakres usług w sposób uporządkowany i przejrzysty. Dzięki temu klient może dokładnie zapoznać się z propozycją i podjąć świadomą decyzję przed ostatecznym sfinalizowaniem umowy.
Może również służyć jako skuteczne potwierdzenie przyjęcia zamówienia. Kiedy klient otrzyma proformę z wyszczególnionymi wszystkimi detalami zamówienia, zyskuje pewność, że jego zlecenie zostało przyjęte i jest w trakcie realizacji. To buduje poczucie bezpieczeństwa i zaufania po stronie kupującego.
Stosowanie faktur proforma jest również bardzo pomocne w budowaniu trwałych relacji i zaufania, szczególnie w przypadku nowych kontrahentów. Jasne i precyzyjne określenie warunków transakcji na etapie oferty, zanim jeszcze powstaną formalne zobowiązania podatkowe, pokazuje profesjonalizm i transparentność firmy.
Aspekty prawne i podatkowe faktury proforma co musisz wiedzieć?
Najważniejszą informacją dotyczącą faktury proforma jest fakt, że nie generuje ona żadnego obowiązku podatkowego ani w zakresie podatku VAT, ani w podatkach dochodowych (PIT czy CIT). Jest to dokument o charakterze czysto informacyjnym i handlowym, który nie podlega ewidencji jako podstawa opodatkowania.Ponieważ faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, nie powinna być ujmowana w księgach rachunkowych ani jako koszt, ani jako przychód. Choć nie stanowi podstawy do rozliczeń podatkowych, może być przechowywana w firmowej dokumentacji jako potwierdzenie ustaleń handlowych lub jako element historii współpracy z danym kontrahentem.
Po otrzymaniu faktury proforma i dokonaniu na jej podstawie płatności, nabywca powinien otrzymać od sprzedawcy właściwą fakturę VAT. Sprzedawca ma prawny obowiązek wystawienia faktury VAT niezwłocznie po otrzymaniu zapłaty lub po wykonaniu usługi czy dostarczeniu towaru, dokumentując tym samym faktyczną transakcję gospodarczą.
Warto wiedzieć, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie przetwarza faktur proforma. Dzieje się tak, ponieważ nie są one uznawane za faktury ustrukturyzowane w rozumieniu przepisów prawnych. KSeF jest przeznaczony wyłącznie do obsługi faktur VAT, które dokumentują rzeczywiste transakcje i podlegają opodatkowaniu.
Unikaj tych błędów: Najczęstsze pułapki faktur proforma
Jednym z najpoważniejszych błędów jest księgowanie faktury proforma jako kosztu lub przychodu w firmowych księgach. Należy pamiętać, że proforma jest jedynie zapowiedzią transakcji i nie dokumentuje faktycznego przepływu środków ani wykonania usługi, dlatego jej ujmowanie w ewidencji księgowej jest niezgodne z przepisami prawa podatkowego i rachunkowości.
Kolejnym częstym błędem jest brak wystawienia faktury VAT po otrzymaniu zapłaty na podstawie proformy. Sprzedawca, który otrzymał środki od klienta na podstawie proformy, ma bezwzględny obowiązek wystawienia prawidłowej faktury VAT. Jest to dokument niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatku VAT i podatku dochodowego przez obie strony transakcji.
Należy również unikać mylenia terminu płatności wskazanego na fakturze proforma z terminem powstania obowiązku podatkowego. Termin płatności na proformie określa, do kiedy klient powinien uregulować należność zgodnie z ofertą, natomiast termin powstania obowiązku podatkowego to moment, w którym powstaje obowiązek naliczenia i odprowadzenia VAT do urzędu skarbowego, co następuje zazwyczaj po wystawieniu faktury VAT, a nie proformy.
Faktura proforma skuteczne narzędzie w zarządzaniu sprzedażą
- Zapewnia płynność finansową poprzez możliwość pobrania zaliczki.
- Pełni rolę przejrzystej i wiążącej oferty handlowej.
- Potwierdza przyjęcie zamówienia i buduje zaufanie klienta.
- Ułatwia negocjacje i ustalanie warunków transakcji.
- Pomaga w zarządzaniu przepływami pieniężnymi firmy.
- Buduje profesjonalny wizerunek firmy.
Faktura proforma jest najlepszym rozwiązaniem w sytuacjach, gdy chcemy pobrać zaliczkę przed realizacją zamówienia, przedstawić szczegółową ofertę nowym klientom lub po prostu potwierdzić przyjęcie zamówienia z pełnym zakresem usług i cen. Z drugiej strony, jeśli usługa została już wykonana lub towar dostarczony, a płatność następuje natychmiastowo, bardziej zasadne jest od razu wystawienie faktury VAT, aby uniknąć dodatkowych formalności i potencjalnych niejasności.
