Termin płatności faktury: od kiedy liczyć? Wyjaśniamy!

Zarządzanie terminami płatności faktur to jeden z fundamentów zdrowego finansowania firmy. Niejasności dotyczące tego, od kiedy właściwie liczyć termin zapłaty od daty wystawienia czy od daty otrzymania dokumentu mogą prowadzić do nieporozumień z kontrahentami, naliczania niechcianych odsetek, a nawet utraty płynności finansowej. W tym artykule rozwiejemy wszelkie wątpliwości, wyjaśniając kluczowe zasady i przepisy, które pomogą Ci prawidłowo zarządzać należnościami i zobowiązaniami.

Data wystawienia czy data otrzymania? Kluczowe zasady, które musisz znać

Umowa, faktura, ustawa: co ma decydujące znaczenie?

Kiedy dochodzi do ustalenia terminu płatności faktury, kluczowa jest hierarchia ważności dokumentów i przepisów. Na samym szczycie tej hierarchii znajduje się umowa między stronami. To właśnie w niej powinniśmy szukać podstawowych zapisów dotyczących terminu zapłaty. Jeśli umowa precyzuje, że termin płatności liczy się od daty wystawienia faktury, taki zapis jest wiążący. Gdy jednak w umowie brakuje takich ustaleń, lub gdy umowa w ogóle nie reguluje tej kwestii, wówczas zastosowanie znajdują przepisy prawa. W pierwszej kolejności sięgamy do Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, a także do Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tymi przepisami, w sytuacji braku odmiennych ustaleń umownych, termin płatności faktury liczy się od dnia doręczenia (czyli faktycznego otrzymania) faktury przez dłużnika.

Skutki błędnej interpretacji daty: odsetki, spory i utrata płynności

• Ryzyko naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, które mogą znacząco zwiększyć koszt zobowiązania.
• Możliwość ubiegania się przez wierzyciela o zryczałtowaną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, która wynosi od 40 do nawet 100 euro, w zależności od wartości świadczenia.
• Potencjalne spory z kontrahentami, które mogą nadwyrężyć relacje biznesowe i wymagać nakładów na postępowania polubowne lub sądowe.
• Zagrożenie utraty płynności finansowej firmy, wynikające z niespodziewanych obciążeń finansowych lub zamrożenia środków na skutek błędnego zarządzania należnościami.

Kiedy termin płatności liczymy od daty wystawienia faktury?

• Wyraźne postanowienie umowne: Najbardziej pewną sytuacją jest, gdy umowa między stronami wprost stanowi, że termin płatności biegnie od daty wystawienia faktury.
• Zapis na fakturze: Dopuszczalne jest również, gdy na samej fakturze znajduje się precyzyjny zapis określający termin płatności w odniesieniu do daty jej wystawienia, na przykład: "termin płatności: 14 dni od daty wystawienia".
• Jednoczesne wystawienie i doręczenie: Jeśli faktura jest dostarczana kontrahentowi w tym samym dniu, w którym została wystawiona (np. poprzez osobiste wręczenie lub wysłanie drogą elektroniczną z natychmiastowym potwierdzeniem odbioru), można przyjąć, że termin biegnie od daty wystawienia, ponieważ moment doręczenia jest tożsamy z momentem wystawienia.

Data otrzymania faktury stanowi domyślny punkt wyjścia do liczenia terminu płatności, gdy umowa między stronami milczy na ten temat. Jest to zasada wynikająca z przepisów prawa, mająca na celu zapewnienie ochrony wierzycielowi i zapewnienie, że termin płatności rozpoczyna bieg dopiero od momentu, gdy dłużnik faktycznie został poinformowany o swoim zobowiązaniu. Zarówno Kodeks cywilny, jak i Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, podkreślają znaczenie momentu, w którym faktura dotarła do odbiorcy.

"Doręczenie faktury" w praktyce: jak zabezpieczyć dowód dostarczenia?

• Potwierdzenie odbioru wiadomości e-mail: W przypadku wysyłki faktury drogą elektroniczną, warto zadbać o uzyskanie potwierdzenia odbioru wiadomości przez kontrahenta.
• Zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego: Tradycyjna wysyłka pocztowa powinna być realizowana listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które stanowi dowód doręczenia.
• Protokół odbioru dokumentów: Przy osobistym przekazywaniu dokumentów, warto sporządzić protokół odbioru, podpisany przez obie strony, który potwierdzi datę dostarczenia faktury.
• Systemy obiegu dokumentów: Firmy korzystające z elektronicznych systemów obiegu dokumentów często posiadają wbudowane mechanizmy potwierdzające datę dostarczenia i odbioru faktury.

Jak prawidłowo obliczyć termin płatności krok po kroku?

Zasada pierwszego dnia: dlaczego dzień wystawienia/otrzymania się nie liczy?

Kluczową zasadą przy liczeniu terminów, zarówno tych oznaczonych w dniach, jak i w miesiącach czy latach, jest ta określona w artykule 111 Kodeksu cywilnego. Mówi ona, że terminu oznaczonego w dniach nie liczy się od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie będące jego początkiem. Oznacza to, że ani dzień wystawienia faktury, ani dzień jej otrzymania, nie wlicza się do okresu, w którym należy dokonać płatności. Pierwszym dniem terminu jest zawsze dzień następujący po dniu, w którym nastąpiło zdarzenie inicjujące bieg terminu.

Co zrobić, gdy termin płatności wypada w sobotę lub święto?

Przepisy prawa przewidują również sytuacje, gdy koniec terminu płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę. W takich przypadkach, zgodnie z Kodeksem cywilnym, termin upływa następnego dnia roboczego. Jest to ułatwienie dla obu stron, pozwalające na dokonanie płatności w standardowych dniach operacyjnych banków i urzędów.

Praktyczne przykłady: liczenie terminu 7, 14 i 30 dni

1. Przykład 1: Termin 7 dni od daty wystawienia Faktura została wystawiona 10 maja (piątek). Zgodnie z zasadą, dzień wystawienia (10 maja) się nie liczy. Pierwszym dniem terminu jest 11 maja (sobota). Ponieważ sobota jest dniem wolnym od pracy, termin płatności upływa następnego dnia roboczego, czyli 20 maja (poniedziałek). Płatność należy zatem wykonać do 20 maja.
2. Przykład 2: Termin 14 dni od daty otrzymania Faktura została wysłana 15 maja (środa) i doręczona kontrahentowi 17 maja (piątek). Dzień otrzymania (17 maja) się nie liczy. Pierwszym dniem terminu jest 18 maja (sobota). Ponieważ sobota i niedziela są dniami wolnymi, a 19 maja to niedziela, termin upływa następnego dnia roboczego, czyli 3 czerwca (poniedziałek). Płatność należy zatem wykonać do 3 czerwca.
3. Przykład 3: Termin 30 dni od daty wystawienia (z uwzględnieniem świąt) Faktura została wystawiona 1 maja (środa). Dzień wystawienia (1 maja) się nie liczy. Pierwszym dniem terminu jest 2 maja (czwartek). Termin 30 dni przypada na 1 czerwca (sobota). Ponieważ 1 czerwca jest sobotą, termin płatności upływa następnego dnia roboczego, czyli 3 czerwca (poniedziałek). Płatność należy zatem wykonać do 3 czerwca.

Ustawowe granice swobody: jakich terminów nie wolno przekraczać?

Maksymalnie 60 dni w B2B: żelazna zasada w transakcjach handlowych

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wprowadziła istotne ograniczenia dotyczące terminów płatności w relacjach między przedsiębiorcami (B2B). Zgodnie z jej przepisami, termin zapłaty w transakcjach handlowych nie może przekraczać 60 dni. Jest to tzw. "żelazna zasada", mająca na celu ochronę płynności finansowej firm. Wydłużenie tego terminu jest możliwe tylko w sytuacji, gdy strony wyraźnie ustalą to w umowie, a takie ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli obie strony się zgodzą na dłuższy termin, musi on pozostać w rozsądnych granicach.

Transakcja z dużym przedsiębiorcą? Poznaj swoje prawa jako firma z sektora MŚP

Szczególną ochroną objęte są transakcje, w których jedna ze stron jest dużym przedsiębiorcą, a druga należy do sektora mikro, małych lub średnich przedsiębiorców (MŚP). W takich przypadkach, gdy wierzycielem jest firma z sektora MŚP, a dłużnikiem duży przedsiębiorca, termin zapłaty nie może przekroczyć 60 dni, niezależnie od wszelkich ustaleń umownych. Jest to kluczowe zabezpieczenie dla mniejszych firm, które często są w gorszej pozycji negocjacyjnej.

Współpraca z sektorem publicznym: kiedy 30 dni to nieprzekraczalny limit?

Współpraca z podmiotami publicznymi (np. urzędami, samorządami) rządzi się swoimi prawami, które często są jeszcze bardziej restrykcyjne. Co do zasady, termin płatności faktury od podmiotu publicznego nie może być dłuższy niż 30 dni od daty doręczenia faktury. Istnieje możliwość wydłużenia tego terminu do 60 dni, ale tylko w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach, które muszą być jasno określone w umowie. Jest to kolejny mechanizm mający na celu zapewnienie szybkiego przepływu środków w obrocie gospodarczym.

Sytuacje szczególne i częste problemy z terminem płatności

Co robić, gdy na fakturze w ogóle nie ma daty płatności?

Warto wiedzieć, że termin płatności nie jest obowiązkowym elementem faktury VAT. Oznacza to, że jego brak na dokumencie nie unieważnia faktury. W takiej sytuacji, jeśli strony nie ustaliły terminu płatności ani w umowie, ani na fakturze, dłużnik powinien zapłacić "niezwłocznie" po otrzymaniu wezwania do zapłaty. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych doprecyzowuje, że jeśli strony nie ustaliły terminu, wierzycielowi po upływie 30 dni od spełnienia świadczenia i doręczenia faktury, należą się odsetki za opóźnienie. W praktyce oznacza to, że brak zapisu o terminie płatności nie zwalnia z obowiązku zapłaty, a wierzyciel może po pewnym czasie naliczać odsetki.

Czy można zmienić termin płatności po wystawieniu faktury?

Zmiana terminu płatności po tym, jak faktura została już wystawiona, jest możliwa, ale wymaga zgody obu stron. Nie można jednostronnie narzucić nowego terminu. Najlepszym i najbezpieczniejszym sposobem jest sporządzenie formalnego aneksu do umowy, który określi nowy termin płatności. Alternatywnie, można wystawić notę korygującą (jeśli zmiana dotyczy np. daty wystawienia, która wpływa na termin) lub uzgodnić zmianę w drodze korespondencji, która będzie stanowić dowód porozumienia. Kluczowe jest, aby taka zmiana była udokumentowana.

Konsekwencje przekroczenia terminu: odsetki i rekompensata za koszty windykacji

• Prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych: Wierzyciel ma prawo żądać odsetek za każdy dzień zwłoki w zapłacie. Ich wysokość jest regulowana prawnie i może być znacząca.
• Możliwość ubiegania się o zryczałtowaną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: Niezależnie od odsetek, wierzyciel może żądać od dłużnika kwoty stanowiącej równowartość 40 euro (przy wartości świadczenia do 5 000 zł), 70 euro (przy wartości świadczenia od 5 000 zł do 14 000 zł) lub 100 euro (przy wartości świadczenia powyżej 14 000 zł). Jest to rekompensata za koszty związane z windykacją, którą można dochodzić bez konieczności udowadniania poniesienia konkretnych wydatków.