Jak założyć JDG w 2026? Przewodnik krok po kroku i kluczowe decyzje

Zakładanie własnej firmy jednoosobowej to ekscytujący, ale często też nieco stresujący krok. Ten kompleksowy przewodnik krok po kroku pomoże Ci sprawnie przejść przez wszystkie formalności związane z rejestracją jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce w 2026 roku. Poznaj kluczowe decyzje, które musisz podjąć na starcie, aby Twoja firma mogła działać legalnie i efektywnie.

Zanim zdecydujesz się na formalną rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), warto rozważyć, czy Twoje plany biznesowe nie mieszczą się w ramach działalności nierejestrowanej. Jest to świetna opcja dla osób, które chcą przetestować swój pomysł na biznes lub prowadzić działalność na niewielką skalę, bez konieczności przechodzenia przez skomplikowane procedury rejestracyjne i ponoszenia kosztów składek ZUS. Pamiętaj jednak, że aby móc skorzystać z tej formy, nie mogłeś prowadzić działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy.

Działalność nierejestrowana, znana również jako "drobna działalność", to uproszczona forma prowadzenia biznesu, która pozwala na legalne generowanie przychodów bez konieczności rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Główną zaletą jest brak formalności związanych z rejestracją oraz brak obowiązku opłacania składek ZUS. To doskonałe rozwiązanie dla freelancerów, rękodzielników czy osób oferujących drobne usługi, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z biznesem.

Aby móc prowadzić działalność nierejestrowaną, musisz spełnić dwa kluczowe warunki. Po pierwsze, Twoje miesięczne przychody nie mogą przekroczyć 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. Po drugie, w okresie ostatnich 60 miesięcy nie mogłeś prowadzić działalności gospodarczej. Spełnienie tych kryteriów otwiera drzwi do prowadzenia biznesu na bardzo prostych zasadach.

Od 1 stycznia 2026 roku wprowadzono nowy, kwartalny limit przychodów dla działalności nierejestrowanej. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto. Kwota ta pomnożona przez 225% daje nowy, kwartalny limit przychodów w wysokości 10 813,50 zł. Przekroczenie tej kwoty w ciągu kwartału oznacza, że musisz zarejestrować swoją firmę w CEIDG.

Mimo że działalność nierejestrowana jest uproszczona, nie oznacza to całkowitego braku obowiązków. Musisz prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, która pozwoli na śledzenie Twoich przychodów. Ponadto, jeśli w danym miesiącu przekroczysz limit przychodów (75% minimalnego wynagrodzenia), a w całym kwartale przekroczysz wskazany limit 10 813,50 zł, masz obowiązek zarejestrować firmę w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia, w którym przekroczyłeś ten limit. Pamiętaj też o obowiązku odprowadzania podatku dochodowego od uzyskanych przychodów.

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w 2026 roku jest procesem bezpłatnym i, jeśli znasz poszczególne etapy, relatywnie prostym. Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest darmowy, a cały proces można przejść przez internet, nie wychodząc z domu. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie przygotowanie i zrozumienie, jakie decyzje musisz podjąć na każdym etapie.

Podstawowym dokumentem, który musisz wypełnić, aby założyć jednoosobową firmę, jest wniosek CEIDG-1. Jest to Twój klucz do własnego biznesu, ponieważ jego złożenie jest jednocześnie zgłoszeniem do urzędu skarbowego (o nadanie numeru NIP, jeśli go jeszcze nie posiadasz), Głównego Urzędu Statystycznego (o nadanie numeru REGON) oraz zgłoszeniem Cię jako płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Wniosek ten jest więc kompleksowym narzędziem do rozpoczęcia działalności.

Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku CEIDG-1, warto przygotować sobie kilka kluczowych informacji. Będziesz potrzebować swoich danych osobowych i adresowych. Konieczne jest również określenie, czym dokładnie będzie zajmować się Twoja firma do tego posłużą kody PKD. Musisz również podjąć decyzje dotyczące formy opodatkowania podatkiem dochodowym oraz tego, czy będziesz objęty ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi w ZUS (choć wniosek CEIDG-1 zawiera domyślne zgłoszenia, warto je znać).

Najszybszą i najwygodniejszą metodą rejestracji firmy jest skorzystanie z portalu Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu się za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, możesz wypełnić i złożyć wniosek CEIDG-1 online. Cały proces zajmuje zazwyczaj kilkanaście minut, a potwierdzenie rejestracji otrzymasz drogą elektroniczną. To rozwiązanie, które cenię sobie za jego efektywność i dostępność.

Jeśli preferujesz tradycyjne metody lub nie masz możliwości skorzystania z rejestracji online, istnieją alternatywne ścieżki. Możesz osobiście złożyć wniosek CEIDG-1 w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. W przypadku składania wniosku listownie, konieczne jest jednak poświadczenie własnoręczności podpisu przez notariusza, co generuje dodatkowe koszty.

Nazwa Twojej jednoosobowej firmy musi zawierać Twoje imię i nazwisko. Możesz do nich dodać dowolne określenie, które lepiej odda charakter Twojej działalności, na przykład "Usługi Remontowe Jan Kowalski" lub "Kreatywne Studio Graficzne Anna Nowak". Pamiętaj, że nazwa ta będzie widoczna we wszystkich dokumentach firmowych. Co do adresu firmy, możesz podać adres, pod którym będziesz odbierać korespondencję (adres do doręczeń), a także adres miejsca wykonywania działalności, jeśli jest inny. Wiele osób decyduje się na podanie swojego adresu zamieszkania, co jest w pełni legalne i często najwygodniejsze na początku.

Kody PKD, czyli Polska Klasyfikacja Działalności, określają profil Twojej działalności. Wybór odpowiedniego kodu głównego jest kluczowy, ponieważ to on będzie widniał jako główny przedmiot działalności Twojej firmy. Powinien on najdokładniej opisywać to, czym będziesz się zajmować. Warto również określić kody dodatkowe, które mogą być potrzebne, jeśli planujesz prowadzić działalność w kilku różnych obszarach. Dokładne określenie kodów PKD pomoże uniknąć problemów w przyszłości i jasno zdefiniuje zakres Twojej działalności.

Rozpoczynając działalność gospodarczą, musisz podjąć kilka kluczowych decyzji finansowych, które będą miały bezpośredni wpływ na Twoje zobowiązania podatkowe i składkowe. Odpowiedni wybór formy opodatkowania oraz zrozumienie zasad naliczania składek ZUS i podatku VAT to fundamenty stabilnego rozwoju Twojej firmy.

Jedną z najważniejszych decyzji, jaką musisz podjąć na początku, jest wybór formy opodatkowania podatkiem dochodowym. Masz do wyboru trzy główne opcje: skalę podatkową, podatek liniowy oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Każda z nich ma swoje specyficzne zasady naliczania podatku i składki zdrowotnej, a także różne możliwości odliczania kosztów. Wybór ten powinien być dopasowany do Twojej sytuacji finansowej i przewidywanych dochodów.

Skala podatkowa, czyli zasady ogólne, to domyślna forma opodatkowania, jeśli nie wybierzesz innej. W 2026 roku obowiązują dwa progi podatkowe: 12% od dochodu do 120 000 zł rocznie oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Dodatkowo, będziesz opłacać składkę zdrowotną, która wynosi 9% od Twojego dochodu. Ta forma opodatkowania jest często korzystna dla początkujących przedsiębiorców z niższymi dochodami, ponieważ pozwala na odliczanie kosztów uzyskania przychodu.

Podatek liniowy to stała stawka 19% niezależnie od wysokości osiąganego dochodu. Jest to rozwiązanie, które może być atrakcyjne dla osób z wyższymi dochodami, które chcą uniknąć drugiego progu podatkowego. W tym przypadku składka zdrowotna wynosi 4,9% od dochodu. Podobnie jak w przypadku skali podatkowej, możesz odliczać koszty uzyskania przychodu.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania, w której podatek płacisz od samego przychodu, bez możliwości odliczania kosztów. Stawki ryczałtu są zróżnicowane i wahają się od 2% do 17%, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Składka zdrowotna jest w tym przypadku zryczałtowana i zależy od progów przychodowych, co może być korzystne, jeśli Twoje koszty są niskie. Ryczałt jest prosty, ale nie zawsze opłacalny.

Składki ZUS to jeden z głównych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Na szczęście, na początku swojej drogi jako przedsiębiorca, możesz skorzystać z atrakcyjnych ulg, które znacząco obniżą Twoje obciążenia finansowe.

Ulga na start to przywilej, który pozwala przez pierwsze 6 pełnych miesięcy prowadzenia firmy opłacać jedynie składkę zdrowotną. Oznacza to całkowite zwolnienie z obowiązku opłacania składek społecznych (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe). Jest to znaczące odciążenie finansowe, które pozwala skupić się na rozwoju biznesu.

Po wykorzystaniu "ulgi na start", przez kolejne 24 miesiące możesz korzystać z tzw. "Małego ZUS". W tym okresie płacisz obniżone składki społeczne, które są liczone od podstawy stanowiącej 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie to 4806 zł brutto, zatem podstawa wymiaru składek społecznych wyniesie 1441,80 zł. Łączne składki społeczne (z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym) wyniosą około 456,18 zł miesięcznie, do tego dochodzi jeszcze składka zdrowotna. To nadal znacznie mniej niż pełne składki ZUS.

Po zakończeniu okresu ulg, czyli po 6 miesiącach "ulgi na start" i kolejnych 24 miesiącach "Małego ZUS", będziesz opłacać już "Duży ZUS". Podstawa wymiaru składek społecznych w tym przypadku to 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Prognozowane przeciętne wynagrodzenie w 2026 roku to 9420 zł, co oznacza, że podstawa wymiaru składek wyniesie 5652 zł. Szacowane pełne składki społeczne (z ubezpieczeniem chorobowym i Funduszem Pracy) wyniosą około 1927 zł miesięcznie, do których należy doliczyć jeszcze składkę zdrowotną. To już pełne obciążenie składkowe.

Podatek VAT to kwestia, która budzi wiele pytań. Jako przedsiębiorca masz możliwość wyboru: możesz zostać czynnym podatnikiem VAT lub korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeśli spełniasz określone warunki.

W 2026 roku nastąpi znaczące podniesienie limitu sprzedaży, który uprawnia do zwolnienia z VAT. Nowy limit wyniesie 240 000 zł rocznie, co jest znacznym wzrostem w porównaniu do dotychczasowych 200 000 zł. Oznacza to, że więcej przedsiębiorców będzie mogło korzystać ze zwolnienia, co upraszcza rozliczenia i zmniejsza obciążenia administracyjne.

Jednakże, są sytuacje, w których rejestracja do VAT jest obowiązkowa lub po prostu opłacalna. Obowiązek rejestracji od samego początku dotyczy niektórych branż, na przykład firm świadczących usługi doradcze, prawnicze, księgowe, czy sprzedających części samochodowe. Warto również rozważyć rejestrację do VAT, nawet jeśli nie jest ona obowiązkowa, gdy Twoimi głównymi klientami są firmy (B2B) i chcesz odliczać podatek VAT od zakupów. Może to przynieść korzyści finansowe.

• Branże, w których rejestracja do VAT jest obowiązkowa od początku działalności to m.in.: usługi prawnicze, doradztwo podatkowe, usługi jubilerskie, sprzedaż części samochodowych i motocyklowych.
• Rejestracja do VAT może być opłacalna, jeśli Twoi główni klienci to firmy (B2B) i chcesz odliczać podatek VAT od zakupów towarów i usług związanych z prowadzoną działalnością.

Jeśli zdecydujesz się na zostanie czynnym podatnikiem VAT, musisz złożyć odpowiedni formularz VAT-R. Zgłoszenia tego należy dokonać najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży objętej podatkiem VAT. Można to zrobić elektronicznie lub w formie papierowej w urzędzie skarbowym.

Po dopełnieniu formalności związanych z rejestracją firmy i wyborem formy opodatkowania, czeka Cię jeszcze kilka ważnych kroków, które przygotują Cię do pełnej gotowości do działania.

Choć dla jednoosobowej działalności gospodarczej konto firmowe nie jest prawnie obowiązkowe, jest ono zdecydowanie zalecane. Posiadanie osobnego rachunku bankowego dla firmy ułatwia rozdzielenie finansów prywatnych od firmowych, co przekłada się na większą przejrzystość i ułatwia prowadzenie księgowości. Co więcej, jeśli będziesz czynnym podatnikiem VAT, posiadanie firmowego konta bankowego widniejącego na tzw. białej liście podatników VAT jest warunkiem koniecznym do prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym.

Pierwsze obowiązki przedsiębiorcy obejmują również kwestie związane z księgowością i terminami. Masz wybór: możesz prowadzić księgowość samodzielnie, korzystając z dostępnych programów online, lub zlecić to zadanie profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Wybór metody prowadzenia księgowości często zależy od wybranej formy opodatkowania dla skali podatkowej i podatku liniowego będziesz prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), natomiast przy ryczałcie wystarczy ewidencja przychodów.

Na koniec, warto być przygotowanym na nadchodzące zmiany. Od 1 kwietnia 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy, w tym prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Oznacza to konieczność dostosowania swoich systemów księgowych i procesów fakturowania do nowych wymogów prawnych.