Jak założyć firmę w Polsce? Poradnik krok po kroku 2024

Zanim postawisz pierwszy krok w kierunku własnego biznesu, warto zatrzymać się na chwilę i odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań. To właśnie te początkowe decyzje ukształtują fundamenty Twojej przyszłej firmy i wpłyną na jej dalszy rozwój. Zastanów się, jaka będzie nazwa Twojej firmy czy będzie to po prostu Twoje imię i nazwisko, czy może dodasz do niej coś, co od razu zasugeruje profil działalności? Kluczowe jest również określenie, czym dokładnie będziesz się zajmować, co przełoży się na wybór odpowiednich kodów PKD. Nie mniej ważna jest decyzja o formie opodatkowania, która wpłynie na wysokość Twoich zobowiązań podatkowych, a także wybór sposobu prowadzenia księgowości czy poradzisz sobie z tym samodzielnie, czy wolisz zaufać profesjonalistom.

Jeśli Twoje plany biznesowe są na mniejszą skalę i nie chcesz od razu wchodzić w formalności związane z rejestracją firmy, warto rozważyć działalność nierejestrowaną. Jest to świetne rozwiązanie dla osób, które chcą przetestować swój pomysł na biznes lub generują niewielkie przychody. Aby z niej skorzystać, Twój miesięczny przychód nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia w danym miesiącu (co daje limit 225% minimalnego wynagrodzenia kwartalnie). Główną zaletą jest brak konieczności rejestracji w CEIDG oraz brak obowiązku opłacania składek ZUS. Pamiętaj jednak, że przychody z takiej działalności musisz rozliczyć w swoim rocznym zeznaniu podatkowym PIT.

Jednak to jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) jest najczęściej wybieraną formą na start. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na jej prostotę i niskie koszty rejestracji jest ona całkowicie bezpłatna. Prowadzenie takiej działalności jest również stosunkowo łatwe, a formalności ograniczone do minimum. Trzeba jednak pamiętać o fundamentalnej kwestii: w JDG odpowiadasz za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem. Zanim jednak zdecydujesz się na ten krok, przyjrzyjmy się bliżej kluczowym decyzjom, które musisz podjąć.

Kluczowe decyzje przed rejestracją firmy

Nazwa Twojej firmy w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej musi zawierać Twoje imię i nazwisko. Nie oznacza to jednak, że musi być nudna! Możesz je dowolnie rozszerzyć o elementy opisujące profil Twojej działalności, tworząc unikalny i zapadający w pamięć szyld. Na przykład: "Jan Kowalski Usługi Remontowe" lub "Anna Nowak Creative Design". Pamiętaj, że nazwa ta będzie widnieć we wszystkich oficjalnych dokumentach, więc warto, aby była przemyślana.

Kolejnym ważnym elementem są kody PKD, czyli Polska Klasyfikacja Działalności. Określają one, czym Twoja firma będzie się zajmować. Musisz wybrać jeden kod główny, który najlepiej opisuje Twoją podstawową działalność, oraz dowolną liczbę kodów dodatkowych, jeśli planujesz realizować różne rodzaje usług lub sprzedawać różnorodne produkty. Wybór odpowiednich kodów PKD jest istotny, ponieważ może wpływać na przykład na stawkę ryczałtu, jeśli na nią się zdecydujesz, lub na obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

Nie zapomnij o ustaleniu adresu firmy. Może to być adres Twojego zamieszkania, jeśli planujesz pracować z domu, adres wynajętego biura, a nawet adres wirtualnego biura. Ważne jest, abyś miał miejsce, które będzie oficjalnym adresem Twojej działalności i gdzie będziesz mógł odbierać korespondencję.

Teraz przejdźmy do jednej z najważniejszych decyzji, która będzie miała bezpośredni wpływ na Twoje finanse: formy opodatkowania. Masz do wyboru kilka opcji, a decyzję tę należy podjąć najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód. Warto więc dokładnie przeanalizować każdą z nich.

Zasady ogólne, czyli skala podatkowa, to podatek wynoszący 12% od dochodu do kwoty 120 000 zł rocznie, a powyżej tej kwoty 32%. Jest to często korzystne rozwiązanie dla osób, które dopiero zaczynają i przewidują niższe dochody, ponieważ pozwala na skorzystanie z kwoty wolnej od podatku oraz różnych ulg podatkowych, a także z możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Jeśli Twoje dochody są wysokie i chcesz uniknąć drugiego progu podatkowego, rozważ podatek liniowy. Obowiązuje on stała stawka 19% niezależnie od wysokości dochodu. Trzeba jednak pamiętać, że wybierając tę formę, tracisz możliwość korzystania z większości ulg podatkowych i wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Ostatnią opcją jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Tutaj podatek płacisz od samego przychodu, a nie od dochodu, co oznacza, że nie możesz odliczać kosztów uzyskania przychodu. Stawki ryczałtu są zróżnicowane i zależą od rodzaju prowadzonej działalności wahają się od 2% do nawet 17%. Ryczałt jest często wybierany przez osoby, które ponoszą niewielkie koszty związane z prowadzeniem firmy, np. freelancerów czy usługi niematerialne.

Rejestracja firmy online: wniosek CEIDG-1 krok po kroku

Aby złożyć wniosek o rejestrację firmy przez internet, będziesz potrzebować narzędzia, które potwierdzi Twoją tożsamość. Najpopularniejszym i najłatwiejszym sposobem jest użycie Profilu Zaufanego. Jeśli jeszcze go nie masz, możesz go założyć online za pomocą swojego konta bankowego lub udać się do punktu potwierdzającego. Alternatywnie możesz użyć podpisu kwalifikowanego, który jest bardziej zaawansowanym narzędziem elektronicznym.

Sam proces wypełniania wniosku CEIDG-1 jest prosty i całkowicie bezpłatny. Możesz go znaleźć na portalu Biznes.gov.pl. Wniosek ten jest niezwykle wygodny, ponieważ pełni rolę kilku zgłoszeń jednocześnie:

1. Jest to zgłoszenie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co oznacza rejestrację Twojej firmy.
2. Jednocześnie jest to zgłoszenie do Urzędu Skarbowego w celu nadania lub aktualizacji numeru NIP.
3. Wniosek ten służy również jako zgłoszenie do Głównego Urzędu Statystycznego w celu nadania numeru REGON.
4. Co ważne, jest to także zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jako płatnika składek.

Pamiętaj, że chociaż wniosek CEIDG-1 automatycznie zgłasza Cię jako płatnika składek do ZUS, masz 7 dni od daty rozpoczęcia działalności na złożenie w ZUS-ie odpowiedniego formularza. Jeśli masz prawo do ulg, będzie to formularz ZUS ZZA (tylko składka zdrowotna). W pozostałych przypadkach, gdy podlegasz ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, składasz formularz ZUS ZUA.

Finanse na start: koszty założenia i prowadzenia firmy

Dobrą wiadomością jest to, że sama rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej jest bezpłatna. Nie poniesiesz żadnych opłat za złożenie wniosku CEIDG-1. Jednakże, aby móc efektywnie prowadzić firmę, mogą pojawić się pewne pierwsze wydatki. Mogą to być między innymi:

• Zakup niezbędnego sprzętu biurowego lub specjalistycznego sprzętu związanego z Twoją branżą.
• Zakup oprogramowania, np. do księgowości czy zarządzania projektami.
• Zakup materiałów biurowych, artykułów promocyjnych.
• Opłaty za usługi księgowe, jeśli zdecydujesz się na współpracę z biurem rachunkowym.
• Opłaty za prowadzenie firmowego konta bankowego.
• Koszty związane z marketingiem i reklamą, np. stworzenie strony internetowej, wizytówek.

Teraz przyjrzyjmy się bliżej kwestii składek ZUS, które są jednym z największych kosztów prowadzenia działalności. Na szczęście, dla nowych przedsiębiorców przewidziano atrakcyjne ulgi, które znacząco obniżają początkowe obciążenia. System ten obejmuje pierwsze 30 miesięcy działalności.

Ulga na start to fantastyczne rozwiązanie dla każdego, kto rozpoczyna swoją przygodę z biznesem. Przez pierwsze 6 pełnych miesięcy od daty rozpoczęcia działalności jesteś zwolniony z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, czyli emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe. Pamiętaj jednak, że składka zdrowotna jest obowiązkowa od samego początku i musisz ją opłacać.

Po upływie "Ulgi na start" czeka Cię kolejny etap preferencyjnych składek "Mały ZUS". Ta ulga trwa przez kolejne 24 miesiące. W tym okresie składki społeczne są znacznie niższe, ponieważ są liczone od podstawy stanowiącej zaledwie 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4300 zł brutto, więc podstawa do składek społecznych to 1441,80 zł. Oznacza to, że Twoje składki społeczne (bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) wyniosą około 420,86 zł miesięcznie. Po tym okresie możesz skorzystać z "Małego ZUS Plus", jeśli Twoje przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 120 000 zł. Wtedy składki społeczne są uzależnione od Twojego dochodu z poprzedniego roku.

Wysokość składki zdrowotnej jest nieco bardziej złożona i zależy od wybranej przez Ciebie formy opodatkowania. Na skali podatkowej wynosi ona 9% dochodu. Na podatku liniowym to 4,9% dochodu. Z kolei na ryczałcie jest to stała kwota, zależna od progu przychodów, w którym się znajdujesz. Minimalna składka zdrowotna dla przedsiębiorców na skali i podatku liniowym w 2026 roku wynosi 432,54 zł miesięcznie. Jest ona obliczana od podstawy równej 75% minimalnego wynagrodzenia.

Jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia finansowego na start, istnieje kilka możliwości. Najpopularniejszą jest bezzwrotna dotacja z Powiatowego Urzędu Pracy (PUP) dla osób bezrobotnych. Maksymalna kwota dofinansowania może teoretycznie sięgnąć nawet 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia (czyli ponad 52 000 zł), jednak w praktyce urzędy pracy często ustalają lokalne limity, które zazwyczaj mieszczą się w przedziale 30 000 - 40 000 zł. Warto również sprawdzić możliwości pozyskania dotacji unijnych lub wsparcia z PFRON, jeśli posiadasz orzeczenie o niepełnosprawności.

Spółka z o.o. alternatywa dla JDG

Chociaż jednoosobowa działalność gospodarcza jest najpopularniejsza, warto znać alternatywy. Jedną z nich jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.). Jest to forma działalności, która znacząco różni się od JDG, zwłaszcza pod względem odpowiedzialności i formalności.

Spółka z o.o. jest zazwyczaj bardziej korzystnym rozwiązaniem dla osób, które planują dużą skalę działalności, przewidują wysokie ryzyko biznesowe i chcą ograniczyć swoją osobistą odpowiedzialność. Jest to również dobra opcja, jeśli myślisz o pozyskaniu inwestorów w przyszłości, ponieważ struktura spółki jest bardziej atrakcyjna dla zewnętrznego kapitału.

Firma zarejestrowana: pierwsze kroki i obowiązki

Gratulacje, Twoja firma jest już zarejestrowana! Ale to dopiero początek. Pamiętaj, że w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności musisz zgłosić się do ZUS. Jeśli masz prawo do ulg, wypełniasz formularz ZUS ZZA (tylko składka zdrowotna). W przypadku braku prawa do ulg lub gdy chcesz objąć się ubezpieczeniami społecznymi, składasz formularz ZUS ZUA.

Kolejnym ważnym krokiem jest decyzja dotycząca rejestracji do VAT. Nie każdy przedsiębiorca musi być VATowcem. Obowiązek rejestracji pojawia się, gdy przekroczysz limit sprzedaży (obecnie 200 000 zł rocznie) lub gdy sprzedajesz towary lub usługi, które nie są zwolnione z VAT. Warto jednak rozważyć dobrowolną rejestrację, jeśli Twoimi głównymi klientami są inne firmy, które będą mogły odliczyć podatek VAT od Twoich faktur to może być dla nich istotny argument przy wyborze dostawcy.

Posiadanie firmowego konta bankowego jest często wymogiem formalnym, zwłaszcza jeśli dokonujesz transakcji bezgotówkowych lub jesteś zarejestrowany jako płatnik VAT. Wybierając konto, zwróć uwagę na niskie opłaty za prowadzenie, łatwy dostęp do bankowości online oraz ewentualne integracje z programami księgowymi.

Na koniec, musisz zdecydować, jak będziesz prowadzić księgowość. Masz dwie główne opcje: możesz robić to samodzielnie, korzystając z uproszczonych form, jak Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) dla JDG, lub możesz zlecić prowadzenie księgowości profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Samodzielne prowadzenie może być tańsze, ale wymaga czasu i wiedzy. Zlecenie księgowości profesjonalistom to większy koszt, ale daje pewność, że wszystko jest robione zgodnie z przepisami i zwalnia Cię z wielu obowiązków.

Najczęstsze pułapki początkujących przedsiębiorców

Rozpoczynanie własnej działalności to ekscytujący czas, ale łatwo też popełnić błędy, które mogą kosztować Cię sporo nerwów i pieniędzy. Oto kilka najczęstszych pułapek, na które powinieneś uważać:

• Brak biznesplanu: Zanim zaczniesz, poświęć czas na stworzenie prostego biznesplanu. Określ swoje cele, grupę docelową, strategię marketingową i analizę konkurencji.
• Złe oszacowanie kosztów: Często początkujący przedsiębiorcy niedoszacowują początkowych i bieżących kosztów. Pamiętaj o wszystkich wydatkach, w tym o nieprzewidzianych.
• Ignorowanie obowiązków podatkowych i ZUS: Terminy płatności podatków i składek ZUS są nieubłagane. Spóźnienia wiążą się z odsetkami i karami. Zawsze miej porządek w dokumentach i terminowo reguluj zobowiązania.
• Brak działań marketingowych: Nawet najlepszy produkt czy usługa nie sprzeda się sam, jeśli nikt o nim nie wie. Zaplanuj, jak dotrzesz do swoich klientów.
• Niewłaściwy wybór formy opodatkowania: Decyzja o formie opodatkowania ma kluczowe znaczenie dla Twoich finansów. Zastanów się, która opcja będzie dla Ciebie najkorzystniejsza w dłuższej perspektywie.
• Brak oddzielenia finansów firmowych od prywatnych: Używaj oddzielnego konta bankowego dla firmy i dokładnie oddzielaj swoje prywatne wydatki od firmowych. Ułatwi to prowadzenie księgowości i unikniesz problemów.