Faktura została wystawiona, towar dostarczony, a termin płatności minął bez przelewu. W relacji B2B odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych mogą być naliczane bez dodatkowego wezwania, ale trzeba prawidłowo ustalić datę wymagalności, stawkę oraz liczbę dni zwłoki. Poniżej pokazuję, jak zrobić to w praktyce, jak doliczyć rekompensatę i jak chronić fundusz obrotowy firmy przed skutkami zatorów płatniczych.
Najważniejsze zasady rozliczania opóźnionych płatności między firmami
- 13,75% rocznie wynosi podstawowa stawka odsetek handlowych w Polsce od 1 lipca do 31 grudnia 2026 roku.
- Odsetki nalicza się zwykle od pierwszego dnia po terminie płatności, bez konieczności wcześniejszego wezwania.
- Przy braku terminu zapłaty odsetki powstają po 30 dniach od wykonania świadczenia i doręczenia faktury.
- Wierzyciel może żądać także rekompensaty w wysokości 40, 70 albo 100 euro.
- W relacji dużej firmy z sektorem MŚP maksymalny termin zapłaty co do zasady wynosi 60 dni.
Kiedy opóźniona płatność daje prawo do odsetek
Ustawa obejmuje odpłatną dostawę towarów i świadczenie usług zawierane w związku z działalnością gospodarczą. Dotyczy więc przede wszystkim relacji firma kontra firma, a także rozliczeń przedsiębiorcy z podmiotem publicznym. Nie stosuje się jej automatycznie do zwykłej sprzedaży konsumenckiej.
Podstawowy warunek jest prosty. Wierzyciel musi wykonać swoje świadczenie, a dłużnik nie zapłacić w terminie określonym w umowie, na fakturze lub wynikającym z przepisów. Odsetki przysługują bez dodatkowego wezwania, choć wezwanie do zapłaty nadal jest bardzo rozsądnym krokiem dowodowym.
Gdy termin płatności został wpisany do umowy
Jeżeli faktura miała termin zapłaty na 10 sierpnia, odsetki nalicza się co do zasady od 11 sierpnia. Nie ma znaczenia, czy opóźnienie wynikało z przeoczenia, problemów z płynnością czy błędu w księgowości. Dla wierzyciela liczy się fakt, że świadczenie pieniężne nie zostało spełnione w terminie.
Gdy strony nie ustaliły terminu
Przy braku terminu zapłaty ustawowe odsetki handlowe zaczynają biec po 30 dniach liczonych od dnia wykonania usługi albo dostarczenia towaru oraz doręczenia faktury. Jeżeli nie można udowodnić daty doręczenia dokumentu, znaczenie ma data otrzymania towaru lub wykonania usługi.
To jeden z częstszych punktów spornych. Sama data wystawienia faktury nie zawsze wystarczy, dlatego przechowuję potwierdzenie jej wysłania, odbioru w systemie elektronicznym albo akceptacji przez kontrahenta.
Jaka stawka obowiązuje w 2026 roku
Wysokość odsetek zależy od stopy referencyjnej NBP i zmienia się dwa razy w roku. Od 1 stycznia do 30 czerwca 2026 roku podstawowa stawka wynosiła 14,00%, natomiast od 1 lipca do 31 grudnia 2026 roku wynosi 13,75%.
| Rodzaj dłużnika | Formuła | Stawka od 1 lipca 2026 roku |
|---|---|---|
| Przedsiębiorca lub większość podmiotów publicznych | stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych | 13,75% |
| Publiczny podmiot leczniczy | stopa referencyjna NBP + 8 punktów procentowych | 11,75% |
Stawkę ogłoszono w obwieszczeniu opublikowanym w Monitorze Polskim. Przepisy przewidują, że dla pierwszego półrocza bierze się stopę referencyjną obowiązującą 1 stycznia, a dla drugiego półrocza tę z 1 lipca. Jeśli opóźnienie obejmuje oba okresy, trzeba policzyć je osobno.
Umowa może przewidywać wyższą stawkę, ale nie można skutecznie wyłączyć ustawowego prawa wierzyciela do odsetek ani przerzucić na niego obowiązków wynikających z ustawy. Takie postanowienia mogą być nieważne.
Jak obliczyć należność krok po kroku
Do podstawowego wyliczenia można użyć wzoru:
kwota należności × roczna stawka odsetek × liczba dni opóźnienia / 365
Przykład obejmuje fakturę na 20 000 zł, stawkę 13,75% i 45 dni opóźnienia:
20 000 zł × 13,75% × 45 / 365 = 339,04 zł
Wierzyciel może więc żądać 339,04 zł odsetek, oprócz kwoty głównej. Odsetki nalicza się od kwoty wymagalnego świadczenia, zwykle obejmującej pełną wartość faktury, a nie tylko kwotę netto.
Co zrobić przy zmianie stawki
Jeżeli należność była wymagalna od 20 czerwca do 20 sierpnia, okres trzeba podzielić na dwa fragmenty. Dni od 21 do 30 czerwca liczymy według stawki obowiązującej w pierwszym półroczu, a dni od 1 lipca do 20 sierpnia według stawki 13,75%.
W praktyce najlepiej zapisać w zestawieniu numer faktury, kwotę, termin zapłaty, datę faktycznej zapłaty, liczbę dni oraz zastosowaną stawkę. Taka dokumentacja ogranicza ryzyko pomyłki i ułatwia późniejsze dochodzenie pieniędzy.
Rekompensata za odzyskiwanie należności może być równie ważna
Poza odsetkami wierzycielowi przysługuje zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jest należna od dnia, w którym powstało prawo do odsetek, i nie trzeba wcześniej udowadniać, że faktycznie zapłacono firmie windykacyjnej.
| Wartość świadczenia pieniężnego | Rekompensata |
|---|---|
| Do 5 000 zł | 40 euro |
| Powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł | 70 euro |
| 50 000 zł lub więcej | 100 euro |
Równowartość ustala się w złotych według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Jeżeli realne koszty windykacji były wyższe, można żądać także uzasadnionego zwrotu nadwyżki.
Trzeba zachować umiar przy naliczaniu rekompensaty. Przepisy wiążą ją z transakcją handlową, a nie bezrefleksyjnie z każdą kopią faktury. Przy płatności w ratach odsetki i rekompensata mogą dotyczyć każdej niezapłaconej części świadczenia.
Długie terminy zapłaty mają ustawowe granice
W zwykłych relacjach między przedsiębiorcami termin zapłaty nie powinien przekraczać 60 dni, szczególnie gdy dłużnikiem jest duża firma, a wierzycielem mikro-, mały lub średni przedsiębiorca. Jeżeli umowa narusza ten limit, po upływie 60 dni mogą rozpocząć się odsetki, nawet gdy wpisano późniejszą datę płatności.
Jeśli termin przekracza 120 dni i został ustalony z naruszeniem przepisów, wierzyciel może odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć. W takim przypadku należności za już wykonane dostawy lub usługi stają się wymagalne w terminie 7 dni od wypowiedzenia.
Przeczytaj również: Wypłata z funduszu ING: Jak zlecić odkupienie krok po kroku?
Inne zasady dla podmiotów publicznych
Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, standardowy termin zapłaty wynosi maksymalnie 30 dni. Dla publicznego podmiotu leczniczego limit może wynosić 60 dni. Po przekroczeniu prawidłowo ustalonego terminu wierzyciel może naliczać odsetki na zasadach właściwych dla danego rodzaju dłużnika.
Osobno trzeba traktować umowy przewidujące badanie towaru lub usługi. Sam etap kontroli nie powinien trwać dłużej niż 30 dni i nie może służyć do sztucznego odsuwania płatności. Właśnie takie zapisy często wymagają dokładnego sprawdzenia całej umowy, a nie tylko faktury.
Jak odzyskać pieniądze i nie zamrozić funduszu obrotowego
Najrozsądniej działać szybko, ale w uporządkowanej kolejności. Ja zaczynam od sprawdzenia umowy, potwierdzenia wykonania świadczenia i daty doręczenia faktury. Dopiero później wysyłam wezwanie z rozbiciem na kapitał, odsetki oraz rekompensatę.
- Zweryfikuj dokumenty, zwłaszcza umowę, fakturę, protokół odbioru i potwierdzenie doręczenia.
- Ustal termin początkowy naliczania odsetek oraz właściwą stawkę dla każdego okresu.
- Przygotuj wezwanie do zapłaty z konkretną datą, numerem rachunku i terminem dodatkowym.
- Monitoruj reakcję dłużnika i dokumentuj każdą propozycję odroczenia lub rozłożenia należności.
- Jeżeli polubowne działania nie pomagają, rozważ windykację albo pozew o zapłatę.
Odsetki są rekompensatą, ale rzadko rozwiązują problem płynności od razu. Przy większym portfelu należności opóźniona faktura uszczupla fundusz obrotowy, czyli środki potrzebne na pensje, podatki, zakup materiałów i bieżące inwestycje.
Dlatego w firmie dobrze działa limit koncentracji na jednym odbiorcy, rezerwa gotówkowa oraz regularny raport należności przeterminowanych. Faktoring może przyspieszyć dostęp do pieniędzy, ale wiąże się z prowizją i nie zawsze opłaca się przy małych fakturach. Odsetki powinny być elementem kalkulacji, lecz nie zastąpią kontroli ryzyka kontrahenta.
Co sprawdzić przed wysłaniem noty odsetkowej
- czy transakcja rzeczywiście ma charakter gospodarczy,
- czy świadczenie zostało wykonane prawidłowo i można to udowodnić,
- czy termin zapłaty liczono od właściwej daty,
- czy zastosowano stawkę odpowiednią dla danego półrocza,
- czy rekompensatę wyliczono według kursu euro z właściwego miesiąca,
- czy opóźnienie nie wynika z uzasadnionego sporu dotyczącego wykonania umowy.
Dobrze przygotowana nota nie musi być długa. Powinna jasno wskazywać podstawę roszczenia, kwotę główną, okres opóźnienia, stawkę, wyliczone odsetki i rekompensatę. Taki porządek zwiększa szansę na szybką zapłatę i pomaga chronić fundusz obrotowy bez eskalowania sporu ponad potrzebę.
