Masz JDG, wystawiasz faktury firmom i zastanawiasz się, czy nadal możesz wysłać PDF mailem? Obowiązek KSeF ruszył etapami w 2026 r., ale termin zależy od wielkości firmy, a przy najmniejszej sprzedaży działa jeszcze przejściowy limit.
Termin zależy od firmy, a odbiór faktur ruszył wcześniej niż ich wystawianie
- 1 lutego 2026 r. KSeF objął największe firmy, które przekroczyły określony próg sprzedaży za 2024 r.
- 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w systemie objął pozostałych podatników, z przejściowym wyjątkiem dla małej miesięcznej sprzedaży fakturowanej.
- Odbieranie faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r., także firmy, które później zaczęły wystawiać dokumenty w systemie.
- Limit 10 000 zł brutto dotyczy określonych faktur wystawianych poza KSeF i może zostać przekroczony w trakcie miesiąca.
- Od 1 stycznia 2027 r. przejściowe zwolnienie dla najmniejszych podatników wygasa.
Od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. zależnie od skali sprzedaży
Daty są dwie, bo obowiązek wystawiania faktur wprowadzono stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. objął podatników, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Pozostali zostali objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., choć najmniejsi mogą jeszcze korzystać z wyjątku.
Sam fakt, że prowadzisz jednoosobową działalność albo korzystasz ze zwolnienia z VAT, nie przesuwa automatycznie terminu. Liczy się obowiązek wystawiania faktur i to, czy spełniasz warunki przejściowego limitu. Harmonogram podaje oficjalny serwis KSeF Ministerstwa Finansów.
Odbieranie faktur to osobna sprawa. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy muszą odbierać faktury udostępnione im w KSeF, nawet jeśli ich własny obowiązek wystawiania dokumentów w systemie rozpoczął się później. Uważam, że właśnie to rozdzielenie dwóch dat najłatwiej przeoczyć przy planowaniu pracy firmy.
Limit 10 000 zł działa do końca 2026 r., ale przekroczenie zmienia zasady
Niski obrót nie zawsze oznacza brak obowiązku KSeF. Do końca 2026 r. można wystawiać poza systemem określone faktury papierowe lub elektroniczne, jeśli ich łączna wartość brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Gdy suma przekroczy próg, KSeF obejmuje fakturę, która go przekroczyła, oraz kolejne dokumenty.
Próg nie oznacza limitu całego przychodu firmy. Do obliczenia wchodzą faktury, które co do zasady podlegałyby KSeF, a poza nim pozostają między innymi wskazane przez MF przypadki sprzedaży konsumenckiej i sprzedaży ewidencjonowanej wyłącznie na kasie. Szczegóły tego wyjątku wyjaśnia strona KSeF o limicie 10 000 zł.
Przykład: firma wystawia w miesiącu kilka faktur objętych obowiązkiem, a ich suma rośnie do 10 000 zł. Jeśli następna faktura powoduje przekroczenie progu, właśnie ten dokument trzeba wystawić w KSeF. Nie zaczynasz liczyć limitu od nowa przy każdej fakturze, a po przekroczeniu progu nie wracasz do wystawiania kolejnych dokumentów poza systemem tylko dlatego, że następny miesiąc przyniósł mniejszą sprzedaż.
Sprawdź, czy musisz wystawiać faktury w systemie już teraz
Najbezpieczniej zacząć od typu dokumentów i relacji z nabywcą, a dopiero potem sprawdzać obrót. Poniższa tabela pokazuje, jak przełożyć ogólny termin na decyzję w firmie.
| Sytuacja | Skutek | Co zrobić |
|---|---|---|
| Sprzedaż brutto firmy przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. | Obowiązek wystawiania w KSeF trwa od 1 lutego 2026 r. | Faktury objęte przepisami wystawiaj w systemie. |
| Firma nie przekroczyła tego progu i nie korzysta z wyjątku dla małej sprzedaży fakturowanej | Obowiązek wystawiania w KSeF trwa od 1 kwietnia 2026 r. | Użyj KSeF do faktur podlegających obowiązkowi. |
| Łączna wartość kwalifikujących się faktur poza KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu | Do końca 2026 r. można skorzystać z przejściowego wyjątku. | Monitoruj sumę w miesiącu, nie samą wartość pojedynczej faktury. |
| W trakcie miesiąca faktura powoduje przekroczenie limitu | Ta faktura i następne powinny trafić do KSeF. | Przełącz wystawianie na KSeF od dokumentu przekraczającego próg. |
| Wystawiasz fakturę osobie prywatnej nieprowadzącej działalności | Faktura B2C jest wystawiana w KSeF dobrowolnie. | Nie traktuj sprzedaży konsumenckiej jako automatycznie objętej obowiązkiem B2B. |
W tabeli chodzi o obowiązek wystawiania dokumentów, nie o dostęp do faktur zakupowych. Nawet przy odroczonym wystawianiu firma powinna ustalić, jak będzie odbierać dokumenty od kontrahentów, na przykład przez narzędzie Ministerstwa Finansów albo program zintegrowany z KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. kończy się wyjątek dla najmniejszych
Firma korzystająca z limitu 10 000 zł może łatwo uznać, że KSeF jej nie dotyczy. To tylko przejściowe odroczenie wystawiania faktur poza systemem: zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów o projekcie zmian od 1 stycznia 2027 r. obowiązek ma objąć także podmioty korzystające z tego wyjątku.
W tym samym komunikacie resort poinformował o projekcie wydłużającym odroczenie kar pieniężnych za błędy w KSeF do końca 2027 r. Brak kar w okresie przejściowym nie znosi obowiązku ani nie zmienia dat wejścia do systemu. Ponieważ informacja dotyczy projektu przyjętego przez Radę Ministrów, a nie należy jej utożsamiać z samym terminem KSeF, przy decyzjach podatkowych sprawdzaj aktualny stan przepisów.
Przygotowanie do KSeF zacznij od odbioru faktur
Jeśli firma już wystawia faktury w KSeF, sprawdź, czy uprawnienia mają osoby, które faktycznie je przygotowują i odbierają. Gdy dokumentami zajmuje się biuro rachunkowe, samo przekazanie mu danych do faktury nie zastępuje nadania odpowiedniego dostępu do systemu.
Jeśli korzystasz z wyjątku dla małej sprzedaży, prowadź w miesiącu osobną kontrolę sumy faktur objętych limitem. To prosty sposób, by nie wystawić dokumentu poza KSeF po przekroczeniu progu, a zarazem uniknąć błędnego wliczania do niego sprzedaży, która nie podlega tym zasadom.
Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Przy nietypowym modelu sprzedaży, fakturach zagranicznych lub wątpliwościach dotyczących wyłączeń skonsultuj sytuację z księgowym albo doradcą podatkowym. W praktyce odpowiedź na pytanie o termin zaczyna się od daty, ale kończy na rodzaju faktury i sposobie jej udokumentowania.
